Як заповнювати трудову книжку: основні правила і важливі особливості

1. Правила оформлення трудових книжок
2. Покрокова інструкція щодо заповнення трудової
3. 1. Титульний лист
4. 2. Записи про роботу
5. 3. Розділ з заохоченнями
6. 4. Додаткові відомості
7. Що робити, якщо трудова закінчилася?
8. Основні помилки в трудових книжках і їх виправлення

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

Зміст:

1. Правила оформлення трудових книжок
2. Покрокова інструкція щодо заповнення трудової
3. Що робити, якщо трудова закінчилася?
4. Основні помилки в трудових книжках і їх виправлення

Законодавці вже не перший рік погрожують позбавити нас від трудових книжок. Але коли ще це буде, а поки ведення цих документів на кожного працівника є «головним болем» кадрового діловодства. Справа в тому, що помилки роблять записи в трудовій книжці недійсними і вимагають виправлення шляхом переписування, а іноді і оформлення дубліката. До того ж регламентують порядок оформлення трудових книжок Постанова кабміну № 225 «Про трудові книжки» і постанову №69 за підписом міністра праці, затверджує відповідну інструкцію, містять деякі протиріччя, дозволяти які кадровикам доводиться, звертаючись до тексту Трудового Кодексу.

Більшість же підприємців ведуть кадри самостійно, далеко не завжди розбираються в нюансах трудового законодавства і поняття не мають, як правильно заповнити трудову книжку.

Правила оформлення трудових книжок

Трудові книжки у відділі кадрів організації ведуться на всіх працівників наступних категорій:

• оформлені на постійну роботу;
• прийняті в штат по тимчасовому трудовим договором;
• сезонні робітники, якщо дана робота є для них основною;
• позаштатні співробітники, що підлягають соціальному страхуванню;
• на зовнішніх сумісників не оформляються.

Працівники, які вже мають трудовий стаж з офіційним працевлаштуванням, при прийомі на роботу повинні мати книжку на руках і надати її до відділу персоналу. Кадровий працівник оцінює документ на справжність і дійсність: звіряє паспортні дані власника, перевіряє правильність заповнення першої сторінки, наявність необхідних реквізитів, підписів та печаток, записи про звільнення з попереднього місця роботи. При відсутності у нового працівника трудової книжки роботодавець заводить для нього нову.

Для оформлення документа існує спеціальний типографський бланк, що відноситься до бланків суворої звітності. Трудова книжка з унікальним номером заводиться на людину одна на все життя, а при її закінченні заповнюється вкладиш.

Бланк складається з 3 розділів:

1. Дані власника книжки, що містять його ПІБ і дату народження, найменування спеціальності, відомості про освіту. Титульний лист повинен бути завірений підписами працівника і кадрового фахівця, а також печаткою організації, в якій книжка заводилася.
2. Відомості про роботу включають дані про кожен роботодавця, прийомах, всіх перекладах працівника, звільнення, зафіксовані окремими записами із зазначенням реквізитів наказів-підстав кадрового руху. Кожен запис в розділі про трудову діяльність повинна починатися з порядкового номера, дати в форматі ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерація по всьому документу наскрізна, скорочення не допускаються. Останній запис кожного роботодавця засвідчується печаткою.
3. Нагородження та заохочення вносяться в трудову книжку із зазначенням дати і номера підтверджує наказу.

   

Покрокова інструкція щодо заповнення трудової

Перейдемо безпосередньо до оформлення документа і вивчимо інструкцію щодо заповнення трудових книжок поетапно.

1. Титульний лист

Зміст першої сторінки включає інформацію про працівника, яка вноситься відповідно до паспорта, дипломом про освіту, документами, що підтверджують зміну особистих даних (наприклад, свідоцтво про шлюб при зміні прізвища).

Отже, ось повний перелік необхідної інформації:

• прізвище, ім'я, по батькові власника трудової книжки повністю;
• число, місяць, рік народження цифрами;
• рівень освіти (середня, середня професійне, вища);
• професія / спеціальність за дипломом (бухгалтер, інженер);
• дата заповнення;
• підпис працівника;
• підпис кадровика, який оформляв трудову книжку;
• гербова печатка роботодавця.

2. Записи про роботу

Заповнення розділу про трудову діяльність кожним новим роботодавцем починається з повного і скороченого юридичної найменування організації, яке вноситься від руки або проставляється штампом.

Потім оформляється перший запис, що фіксує факт прийому на роботу (не пізніше п'ятого робочого дня з моменту надходження):

• графа 1 «номер запису» - в новій трудовій книжці це буде запис №1, а кожен наступний роботодавець буде продовжувати нумерацію по порядку;
• графа 2 «дата» - число, місяць і рік проставляються кожен у своїй графі і відповідають даті прийому на роботу, зазначеної в трудовому договорі;
• в графу 3 вноситься зміст запису, в даному випадку - надходження на роботу із зазначенням посади та підрозділи;
• графа 4 - документ, на підставі якого проводиться запис (спочатку найменування, потім дата і номер наказу - тільки в такому порядку).

Аналогічним чином відображаються факти переведення працівника на іншу посаду, в інший відділ.

Останній запис свідчить про звільнення працівника. У відомостях про звільнення обов'язково вказується його причина (за власним бажанням, з перекладу, з ініціативи роботодавця з посиланням на відповідну статтю ТК РФ). Кадровий працівник проставляє свою посаду і підпис з розшифровкою, гербову печатку.

3. Розділ з заохоченнями

Цей розділ в більшості трудових книжок так і залишається незаповненим. До відомостей, які в нього вносяться, не належать грошові премії, включені в систему оплати праці, і усні подяки керівництва. Заохоченнями вважаються звання, нагороди, дипломи та грамоти, нагрудні значки, які передбачені колективним договором та іншими внутрішніми регламентами організації, а також законодавством РФ.

Порядок заповнення аналогічний:

• номер запису за порядком;
• дата заохочення;
• тип заохочення (подяка, грамота, почесне звання), ким і за що видано;
• реквізити документа, що фіксує видачу даної нагороди (наказ, постанова).

Тут слід зазначити, що багато роботодавців практикують видачу всіляких грамот, дипломів, подяк без супроводу їх відповідним наказом. В такому випадку ця подяка - всього лише «папірець», яка ніяк не відбивається ні в особовій справі працівника, ні в його трудовій книжці. В інтересах працівника офіційна фіксація всіх таких заохочень, тому він має право наполягати на внесенні отриманого заохочення в свої документи. Проблема вирішується створенням необхідного розпорядчого документа, на підставі якого кадровики оформлять запис в трудову.

4. Додаткові відомості

За бажанням працівника в трудову книжку заносяться і дані про роботу за сумісництвом. Взагалі ці відомості не відносяться до обов'язкових, але якщо співробітник приніс у відділ кадрів документи, що підтверджують поєднання в іншій організації, то на їх підставі відповідний запис можна оформити.

Трудова книжка на руки працівнику для надання на роботу за сумісництвом не видається, вона зберігається і ведеться тільки у основного роботодавця. Як заповнювати трудову книжку в цьому випадку? У розділі про роботу записується все те ж саме: номер запису, дата оформлення сумісником (з наказу), в яку організацію прийнятий із зазначенням відділу і посади, реквізити наказу. Звільнення фіксується аналогічно.

До додаткових даних відноситься отримання співробітником другої професії, присвоєння категорії, розряду і т.д. Ці факти вносяться в розділ з відомостями про роботу в загальному порядку.

Особлива ситуація - перейменування організації. Якщо це не реорганізація, під час якої проводиться звільнення з одночасним прийомом персоналу в штат новоствореної юридичної особи, то в трудову книжку кожного працівника вписується нова назва роботодавця з посиланням на документ-підставу. У цьому випадку за записами у трудовій буде зрозуміло, чому печатка організації, проставлена ​​при звільненні, не відповідає найменуванню фірми на момент працевлаштування.

Так само слід чинити, якщо відбулися зміни штатного розкладу, що оформлені не переведенням працівників з однієї посади на іншу, а пов'язані з перейменуванням посад.

Що робити, якщо трудова закінчилася?

Буває випадки, коли у працівника вже немає вільного місця в одному з розділів трудової книжки. Для вирішення цієї проблеми існує вкладиш, який ведеться в тому ж порядку, що й основна книжка. Інструкція з ведення трудових книжок не вказує, в який саме місце вкладиш вшивається, але за логікою це роблять після останньої сторінки.

Вкладиш має серію і номер, які обов'язково вказуються на титульному аркуші або обкладинці основний книжки на штампі «вкладиш виданий». Зареєстрований таким чином вкладиш є невід'ємною частиною трудової, заповнюється точно так же (включаючи титульну сторінку) нумерація записів продовжується.

Якщо бланк вкладиша при первинному заповненні зіпсований, його знищують за правилами утилізації бланків суворої звітності: в присутності комісії з оформленням відповідного акта. Так само роблять з зіпсованими і застарілими бланками трудових книжок.

Основні помилки в трудових книжках і їх виправлення

Помилки при заповненні трудових книжок абсолютно неприпустимі. Що робити, якщо вони все ж виникають?

Перекреслювати невірні записи не можна! Виправлення помилок в трудовій книжці, допущених у відомостях про роботу і заохочення, проводиться виключно шляхом визнання всієї записи недійсною. Робиться це так:

• графа №1 - номер запису за порядком;
• графа №2 - дата виправлення;
• графа №3 - вписується фраза: «Запис за номером ... (вказати номер некоректного запису) недійсна», потім вказується правильний варіант;
• графа №4 - дані підтверджуючого документа.

Помилка, допущена на одному з попередніх місць роботи, повинна і виправлятися там же. Якщо це неможливо, то нинішній роботодавець може зробити це самостійно при наявності у власника трудової книжки наказу-підстави або будь-якого іншого офіційного документа з посиланням на цей наказ (довідка, виписка з книги реєстрації наказів і т.д.)

Досить часто виникає необхідність в зміні відомостей про працівника на титульному аркуші (зазвичай це зміна прізвища при заміжжі або розлучення). Виправлення даних здійснюється тільки на підставі документа, наданого співробітником в відділ кадрів.

1. Стара прізвище перекреслюється однією рисою.
2. Нова вписується над нею.
3. На обкладинці з лівого боку від титульної сторінки вказуються реквізити підтверджує зміну прізвища документа.
4. Цей напис завіряється підписом і печаткою організації.

На що ще звернути увагу при роботі з трудовими книжками? Є цілий перелік типових помилок, які найбільш часто допускаються кадровими службами при оформленні записів:

• наявність скорочень;
• помилки в написанні ПІБ;
• невірний формат запису дати (місяць можна вносити прописом);
• в повному обсязі заповнені дані або залишені порожні рядки на титульному аркуші (наприклад, відомості про освіту, професію);
• пропущена дата оформлення книжки;
• відсутні підписи власника і відповідального співробітника;
• Не проставлено печатку на титульному аркуші;
• дані про роботу внесені в розділ заохочень і навпаки;
• запис про звільнення підтверджена печаткою відділу кадрів, а не гербовою;
• НЕ дотриманий порядок зазначення реквізитів наказів.

Щоб уникнути непорозумінь все записи необхідно заносити своєчасно, дублюючи їх в особовій картці працівника. Наша інструкція та зразок заповнення трудової книжки допоможуть вам правильно оформити цей важливий документ.