Автоматизація документообігу засобами Google - findirector.com

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

Кирило СОПП, фінансовий директор ТОВ "СП-НОВОСИБИРСК"

C ьогодні хочу розповісти Вам про ще одному шматочку моїх бізнес-процесів, який я автоматизував за допомогою хмарних технологій Google. Сподіваюся Вам буде цікаво, тому що даний шматочок є майже у всіх компаній, які трохи більше ніж сверхмалі. Йдеться про процедуру узгодження договорів.

Процедура на перший погляд не представляє ніякої складності. Але це в тому випадку, якщо всі коментатори згодні з початковою версією. А як тільки починаються правки, відразу виникають складності. По-перше, необхідно вести облік версій. По-друге, необхідно вести облік правок коментаторів. По-третє, необхідно мати можливість зіставити які правки якої версії відповідають. Крім того, в обов'язки коментаторів може (і повинна) бути включена перевірка супутніх документів до договору (наприклад, установчі документи). Як це може бути реалізовано за допомогою підручних засобів без покупки програми документообігу? Приблизно так:

1. Завести в папці договори нову папку "узгодження договору №Х від 18/05/16", далі папка проекту.
2. Отримати від контрагента установчі документи і скласти їх в цю папку.
3. Завести в папці таблицю зі списком коментаторів для відображення в ній наявності відповідей.
4. Проставити всім коментаторам статус "На розгляді".
5. Покласти в папку нову версію договору, врахувавши номер версії в назві файлу.
6. Зробити розсилку коментаторам, вклавши останню версію договору і установчі доки.
7. У разі отримання відповіді коментатора зберегти його в папці проекту, врахувавши в назві якої коментатор і до якої версії зауваження.
8. Відзначити в таблиці суть відповіді (погоджено або не погоджено).
9. Після отримання всіх відповідей якщо все коментатори узгодили, то далі на пункт 10. Якщо немає, то переходити до пункту 4.
10. Підписати всіх коментаторів на твердій копії та на підпис підписанту.

Варіант цілком робочий, але є кілька питань. Наприклад, як переконається підписанту що в папці проекту лежить все, що там має лежати? Скажімо, через деякий час хочемо подати в суд на контрагента а установчих документів в папці немає. У розсилці були, а в папці немає. Ще питання, як коментатору побачити процес узгодження? Я як коментатор з великим стажем можу сказати, що коли мені прилітає договір, який я колись дивився, у мене відразу ж виникає бажання подивитися які правки я пропонував і враховані вони. А не згадувати їх болісно, ​​читаючи договір. Крім того, мені як фінансовому директору нерідко буває цікаво які зауваження до договору внесли юрист і бухгалтер. Ну і наостанок ця схема не дозволяє відстежити повернувся нам оригінал підписаного договору оскільки зазвичай господарські операції починаються після обміну сканами підписаних договорів, а далі у виконавця вже знижується мотивація доводити підписання договору до кінця.

Ці питання легко вирішуються в хмарі.

При розсилці на узгодження (пункт 6) замість розсилки власне документів розсилається посилання на останню версію і посилання на папку проекту. Ці посилання доступні коментаторам з будь-якого місця земної кулі, оскільки знаходяться на Google Диску.

При отриманні відповіді коментатора (пункт 7) відповідальний повинен не тільки зберегти його в папку проекту, але і вставити в попередньо заведений в папці проекту Google Документ "Лист змін" посилання на цей відповідь з датою і часом його отримання. І будь-який коментатор в будь-який момент в цьому документі може побачити історію узгодження даного договору.

Процедура стала краще, але вимагає ще трохи ручних операцій. Але вже видно, що загальнодоступними інструментами Google можна вирішити практично будь-яке питання, пов'язаний з цією бізнес-процедурою. Так, можна вести реєстр проектів в опублікованій в інтернеті Google Таблиці, надавши доступ до колонки "зданий оригінал" тільки співробітнику, відповідального за ведення папки з оригіналами договорів. Тоді в будь-який момент з будь-якої точки можна буде подивитися скільки договорів у Вас в роботі і за якими не зданий оригінал.

В цілому, у нас вийшло цілком робоче рішення. Договори з установчими документами лежать кожен у своїй окремій папці, в ній же лежить документ з історією узгодження і таблиця з поточним статусом узгодження у коментаторів. Доступ теж легко адмініструється: до папки проекту мають доступ тільки потрібні люди у відповідності зі своїм статусом - коментатори мають доступ на читання, відповідальний співробітник має доступ на редагування. Оскільки це все знаходиться в хмарі, працювати все люди можуть з будь-якої локації. І найголовніше - це рішення безкоштовно!

За великим рахунком залишився один мінус: багато ручних операцій по перенесенню інформаційних потоків з однієї програми до іншої (з пошти на диск, оновлення реєстру при закладі нової папки на диску і тд і тп). Найприкріше що від людини в цих операціях не потрібен мозок а потрібні тільки руки. Значить це можна і потрібно автоматизувати. Тут нам на допомогу приходить Google Apps Script! За кілька годин я створив Web-додаток - сайт в інтернеті, який автоматично виконує всі можливі ручні операції (пп. 3, 4, 6, 7, 8 повністю, частково пп. 1, 2, 5). Виглядає це приблизно так.

Панель проекту, яку бачить відповідальний:

Коментатори додаються по їх електронною поштою. Версії договору і супутні документи автоматично завантажуються в потрібну папку. Кнопка "Скасувати проект" доступна відповідального співробітника для закриття проекту без підписання, кнопка "Закрити проект" доступна спеціально призначеному контролеру, який повинен прийняти оригінал, переконатися в повному комплекті документів і зробити будь-які інші дії, після яких проект можна вважати виконаним. Будь-яка дія будь-якого учасника система автоматично записує в автоматично створений Google Документ "Лист змін". Він виглядає приблизно так:

Всі документи проекту відкриваються по посиланнях з цього документа. Коментаторів можна додавати будь-яких, не тільки мають будь-якої корпоративний або внутрішній аккаунт. Необхідна умова - щоб у коментатора була електронна пошта. На неї скрипт автоматично розсилає повідомлення про кожну нову версію. розміщеної на узгодження і прикладає лист погодження, з якого коментатор може освіжити в пам'яті всю історію і відкрити по посиланнях всі документи. Дії коментатора теж автоматизовані. Під кожного коментатора створюється документ, до якого доступ є лише у нього. У меню цього документа є надбудова "Документообіг".

При виборі пункту меню "Зберегти зауваження" зауваження автоматично відправляються виконавцю і включаються в "Лист змін". Також змінюються всі необхідні статуси. Пункт меню "Погодити без зауважень" робить все те ж саме, але текст документа ігнорується а статус коментатора стає "Погоджено".

У моєму додатку ще багато функціоналу, я не буду тут описувати всі. Поміркувати ще про переваги і недоліки цього рішення в порівнянні з коробковими додатками для електронного документообігу.

Головна перевага на мій погляд це гнучкість. Що я в це вкладаю? Це рішення є надбудовою над загальнодоступними бізнес-додатками Диск, Таблиця, Пошта. Воно лише автоматизує деякі ручні операції. При цьому Вам завжди доступні всі дані і реєстри. Ви можете самі вручну робити будь-які операції, а не тільки ті, які передбачені інтерфейсом додатки (з коробковими продуктами, які є чорним ящиком для користувача це неможливо). Скажімо, звільнився у Вас співробітник, треба змінити відповідального у його незакритих проектів. Це рідкісна подія і сенсу немає його програмувати. Новий відповідальний просто через інтерфейс заводить новий проект, ми заходимо під потрібним акаунтом на Google Диск (в якому лежать всі папки) і просто переносимо всі файли зі старої папки в нову! І все працює далі зі збереженням історії статусів і іншого. Або, наприклад, у нас є на узгодженні дуже важливий контракт, ми провели переговори з контрагентом і хотіли б зафіксувати результат цих переговорів. Інтерфейс програми не дозволяє цього робити, але ми знову ж заходимо під потрібним акаунтом і руками пишемо в "Лист змін" все що потрібно з посиланнями, картинками і таблицями.

Друга перевага це ціна. Все з ким я спілкуюся весь час вказують мені на те, що я сам пишу і нібито тому виходить "квазіекономія". Але давайте уявимо що Ви залучили програміста для написання коду на Google Apps Script. Я стверджую, що це все одно буде набагато дешевше ніж написати спеціалізований додаток. Тому що

а) бізнес-процес Ви розробляєте самі а не програміст; Ви це і краще вмієте робити і всі інструменти в Вашому розпорядженні: 99% офісних співробітників вміють поводитися з такими додатками як Диск, Пошта браузерна, Таблиці (повний аналог Excel);

б) якщо робити окремий додаток, то програмісту доведеться також створювати якісь структури даних, що у випадку з Google не буде потрібно - все це вже написано і безкоштовно надано гуглом (Таблиці, Диск, Документи і так далі);

в) вбудована "хмарність"; тобто, якщо ми хочемо написати додаток зі схожим функціоналом - а саме, доступність кожному коментатору де завгодно, нам треба подбати про сервер і про публікації в мережі наших даних;

г) різні рідкісні операції якимось чином програмісту доведеться передбачати в своєму коді, в той час як ми їх просто проігнорували;

д) вартість володіння: залежність від програміста нижче; в разі якщо він раптом припинить підтримку продукту для Google ми завжди можемо якісь речі робити руками, а ось з додатком доведеться винаходити велосипед, втрачаючи ефективність в бізнесі.

Третя перевага, на мій погляд найголовніша перевага. Тому почну здалеку. Кожен власник хоче автоматизувати свій бізнес повністю. Це сама по собі складна задача - описати весь бізнес в техзавданні програмісту. І навіть якщо уявити, що ми "вперлися рогом" і зробили це, до моменту програмної реалізації майже напевно наше рішення безнадійно застаріє. Якщо ж ми будемо впроваджувати автоматизацію кусочно, то існує чимала ймовірність виникнення проблем у майбутньому при сполученні різних додатків, що автоматизують різні шматки нашого бізнесу. Ці проблеми майже напевно будуть "якось можна вирішити", але це, безумовно, додаткові витрати, іноді чималі. З Google у нас таких проблем не виникне, тому що в основу автоматизації покладено єдиний стандарт зберігання, обробки і доступу до даних. Поясню сказане простим прикладом. Припустимо, ми автоматизували узгодження договорів. Через деякий час ми приступили до автоматизації узгодження платежів і, безумовно, захочемо дізнатися що у нас з наявністю договору на момент здійснення платежу. Немає проблем. Ця інформація у нас зберігається в Таблиці Google, в якій ведеться реєстр договорів додатком "Документообіг", нам відомий до неї режим доступу та структура зберігання інформації - простіше кажучи ми знанням в якій колонці які дані у нас записані. А якби ми купили коробочки рішення або замовили б своє? Зараз нам треба було б вигадувати як нам залізти в структуру даних того додатка. І потім ще і якось "пам'ятати" як ми залізли, тому що в разі реінжинірингу процесу узгодження договорів новий додаток нам треба писати з урахуванням цих влізання. Резюмуючи, на мій погляд Google дає реальний шанс автоматизувати бізнес повністю, ну або хоча б більшу його частину, умовно безкоштовно.

В першу чергу, саме через останнього моменту я і вибрав хмару Google для автоматизації свого бізнесу і ось уже півроку послідовно впихати його в хмару.

PS
До блогу прикладаю посилання на код свого застосування "Документообіг". Якщо у Вас платний аккаунт для бізнесу як у мене, то його можна брати і використовувати. Якщо у Вас безкоштовний одиночний аккаунт, то необхідно буде зробити деякі зміни в код, пов'язані з поділом ролей по акаунтів (який аккаунт буде у Вас в компанії зберігачем, як визначити акаунти, які можуть бути відповідальним і і так далі). Будь-яку допомогу з цими питаннями Вам нададуть я і мої товариші в наших групах гуглохакеров в Google+.

код: https://gist.github.com/kir-sf/30ad2085c68e54209045a5bb6dcb2a2e
Група Google Apps Script Russian: http://bit.ly/googlescriptru
Група Google Apps Russian: http://bit.ly/rugoogleapps
Група Google Документи і Диск: https://bit.ly/rudrive