Excel: Введення і редагування даних

1. Загальні правила введення даних
2. заміна вмісту
3. автозавершення
4. Заповнити форму
5. Заповнити форму числами
6. Заповнення числами з кроком відмінним від 1
7. Заповнити форму текстом

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

В осередку таблиці Excel можна вводити дані трьох типів: текст, число, формула. Введення даних здійснюється безпосередньо в поточну комірку або в рядок формул. Дані, що вводяться в будь-якому випадку відображаються як в осередку, так і в рядку формул.

Загальні правила введення даних

1. Виділіть клітинку.
2. Введіть дані з клавіатури безпосередньо в осередок або в рядок формул.
3. Підтвердіть введення. Підтвердити введення можна одним з трьох способів: натиснути клавішу Enter або Tab; натиснути кнопку Введення (галочка) в рядку формул; виділити будь-яку іншу клітинку на аркуші (не можна використовувати при введенні формул).

При введенні неправильного символу його можна видалити. Щоб видалити знак ліворуч від текстового курсора треба натиснути клавішу Back Space.

При введенні даних переводити текстовий курсор в осередку клавішами клавіатури не можна. Це можна зробити тільки з використанням миші. Необхідно навести курсор миші і один раз клацнути лівою кнопкою миші.

Для відмови від введення даних в осередок слід натиснути клавішу Esc або кнопку Скасування (хрестик) у рядку формул

В осередку може перебувати до 32767 символів. Виняток становлять формули. Довжина запису для формули - 8192 символу.

Текстові дані представляють собою рядок символів довільної довжини. Все, що не може інтерпретуватися Excel як число або формула, сприймається програмою як текст. Текстові дані автоматично вирівнюються по лівому краю комірки. Коли довжина тексту перевищує ширину осередку, його частина відображається в сусідній комірці, якщо вона порожня. Інакше текст «обрізається», - в цьому випадку можна збільшити ширину стовпця.

А

В

З

1

Найменування
товару Ціна
одиниці Кількість 2

Розташувати текст кількома рядками в одній комірці можна двома способами:

1. Натиснути лівий <Alt> + <Enter>.
2. вкладка Головна група Формат кнопка Перенесення тексту
3. вкладка Головна група Формат кнопка і в діалоговому вікні на вкладці Вирівнювання встановити прапорець в полі Переносити по словах. Цю дію можна виконати попередньо або після введення тексту.

Під час введення тексту можна розставляти переноси в словах з використанням клавіші дефіс (-). Це може ускладнити подальшу роботу з даними (сортування, вибірки і т. П.).

Числові дані - це цілі або дійсні числа. Дрібна частина повинна відокремляться від цілої частини коми. Найзручніше набирати числа на малій цифровій клавіатурі (при включеному індикаторі Num Lock) - точка цієї частини клавіатури відповідає десятковому знаку. Числа автоматично вирівнюються по правому краю комірки.

При первинному введенні числа (до зміни ширини стовпців) в осередок може відобразитися число з 11 цифр. При цьому ширина стовпця може автоматично збільшитися. При введенні більшої кількості число буде відображено в експоненційному форматі.

Якщо ж ширина стовпця була зменшена і число не поміщається в осередку, то замість числа в комірці відображаються символи ####. При цьому число можна побачити в рядку формул або у вигляді підказки при наведенні покажчика миші на осередок. В осередку число може бути відображено при збільшенні ширини шпальти або при зменшенні розміру шрифту.

Найбільше число, яке можна ввести в клітинку становить +9,99999999999999 * 10307. Точність представлення чисел - 15 розрядів (значущих цифр).

Можна вводити числа з простими дробами. При введенні з клавіатури простий дріб від цілої частини числа відокремлюють пропуском. У рядку формул проста дріб відображається як десяткова .

Для зручності подання великих чисел групи розрядів при введенні можна відокремлювати пробілами. Наприклад, число 12345678 можна ввести, як 12 345 678. У рядку формул при цьому число буде відображатися без пробілів між розрядами

Групи розрядів числа (за винятком першої групи) повинні обов'язково включати три знака. В іншому випадку дані в осередку не будуть сприйматися як число. Формат з роздільником розрядів запам'ятовується в осередку. Після очищення вмісту комірки і введення нової числової інформації (включаючи дати і час) до неї автоматично буде застосовуватися встановлений числовий формат. Для можливості введення іншої числової інформації необхідно очистити формат комірки.

У більшості випадків слід вводити числа без вказівки розмірності. В іншому випадку така інформація не сприймається як число. Виняток становить позначення рубля (слід вводити число, а потім букву р з точкою), а також відсотків (слід вводити число, а потім символ відсотка%). Позначення рубля і відсотків запам'ятовується в осередку. Після очищення вмісту комірки і введення іншого числа, до нього автоматично буде застосовуватися встановлене позначення. Для можливості введення іншої числової інформації необхідно очистити формат комірки.

В окремих випадках необхідно вводити числа, які, по суті, є текстом і не повинні розпізнаватися як числа. Це можуть бути, наприклад, номери банківських рахунків, номери телефонів, коди і артикули, поштові індекси, номери будинків і квартир і т. П. Для того щоб Microsoft Excel автоматично призначав таким числам текстовий формат, перед числом необхідно ввести знак апострофа ( ') . Цей знак відображається тільки в рядку формул, але не відображається в комірці. Така осередок буде позначена в лівому верхньому кутку зеленим трикутником. При виділенні такого осередку зліва може з'являтися кнопка Джерело помилки. Якщо введення апострофа перед числом проведений спеціально, то слід клацнути по кнопці і вибрати команду Пропустити помилку. Якщо апостроф перед числом введений помилково, то слід клацнути по кнопці і вибрати команду Перетворити в число.

Числові дані мають кілька форматів, в тому числі і формати Дата і Час.

Microsoft Excel сприймає дати починаючи з 1 січня 1900 року. Дати до 1 січня 1900 року сприймаються як текст. Найбільша можлива дата - 31 грудня 9999 року.

Довільну дату слід вводити в такому порядку: число місяця, місяць, рік. В якості роздільників можна використовувати точку (.), Дефіс (-), дріб (/). При цьому всі дані вводяться в числовому вигляді. Точка в кінці не ставиться. Наприклад, для введення дати 12 серпня 1918 року зі клавіатури в клітинку слід ввести:

• 12.8.1918 або
• 12-8-1918 або
• 12/8/1918.

При введенні року можна обмежитися двома цифрами, якщо мова йде про дати з 1 січня 1930 року по 31 грудня 2029 року. Наприклад, для введення дати 12 квітня 1961 року з клавіатури в клітинку досить ввести:

• 12.4.61 або
• 12-4-61 або
• 12/4/61.

Для дат поточного десятиліття рік можна вказувати однією цифрою. Наприклад, для введення дати 2 листопада 2002 року з клавіатури в клітинку досить ввести:

• 2.11.2 або
• 2-11-2 або
• 2/11/2.

Незалежно від способу введення, спочатку дата в осередку відображається в повному форматі.

При введенні дати поточного року можна обмежитися введенням тільки числа місяця і місяця з використанням тих же роздільників. Наприклад, для введення дати 2 листопада цього року з клавіатури в клітинку досить ввести:

• 2.11 або
• 2-11 або
• 2/11.

Але тоді і дата в осередку спочатку буде відображена в короткому форматі

Поточну дату можна ввести комбінацією клавіш Ctrl + Shift + 4.

Незалежно від способу введення і подальшого форматування дата в рядку формул завжди відображається в повному форматі: ДД.ММ.РРРР.

Час слід вводити в такому порядку: година, хвилини, секунди. Втім, секунди вводити не обов'язково. В якості роздільників слід використовувати двокрапку (:). Точка в кінці не ставиться. Наприклад, для введення часу 14 годин 12 хвилин 00 секунд в клітинку досить ввести: 14:12.

Для відображення часу доби в 12-годинному форматі слід ввести букву a або p (обов'язково в англійській розкладці клавіатури), відокремлену пропуском від значення часу, наприклад 9:00 p. Після введення час буде відображено з позначенням РМ

Щоб ввести поточний час, можна натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + 6.

Осередок може містити одночасно дату і час. Для цього необхідно ввести дату, ввести пробіл, а потім ввести час. Можна вводити і в зворотній послідовності: спочатку час, а потім дату, але пробіл повинен бути обов'язково.

Формат дати (часу) запам'ятовується в осередку. Після очищення вмісту комірки і введення іншої числової інформації, вона автоматично буде набувати вигляду дати (часу). Для можливості введення іншої числової інформації необхідно очистити формат комірки.

Формат числових даних можна встановити:

Формули. Введення формули завжди повинен починатися з символу «=» (знак рівності). Формула може містити числові константи, посилання на комірки і функції Excel, сполучені знаками математичних операцій. Дужки дозволяють змінити стандартний порядок виконання дій.

заміна вмісту

Для заміни вмісту комірки досить виділити її, ввести нові дані і підтвердити введення.

Слід мати на увазі, що при введенні деяких типів числових даних (дати, час, числа з роздільниками розрядів, відсотки і ін.) Автоматично встановлюється формат даних в осередку. Введення нових числових даних замість існуючих може привести до їх неправильного відображення. Так, якщо в осередку була раніше введена дата, то після введення звичайного числа Microsoft Excel перетворює його в дату. Наприклад, число 178 буде відображено як дата 26.06.1900. В цьому випадку слід очистити формат комірки.

редагування вмісту

Вміст комірки можна редагувати безпосередньо в осередку або в рядку формул.

При правці вмісту безпосередньо в осередку необхідно клацнути по ній два рази лівою кнопкою миші так, щоб текстовий курсор почав блимати в осередку, або виділити осередок і натиснути клавішу F2. Після цього виробити необхідну редагування і підтвердити введення даних.

При правці вмісту комірки в рядку формул необхідно клацнути в рядку формул лівою кнопкою миші так, щоб в ній почав блимати текстовий курсор. Після цього виробити необхідну редагування і підтвердити введення даних.

Для видалення символу, що стоїть праворуч від текстового курсора, слід натиснути клавішу Delete, для видалення символу, що стоїть зліва від текстового курсора, - клавішу BackSpace. Для зручності роботи в режимі редагування комірки можна виділяти фрагменти тексту. Для виділення одного слова досить двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Для виділення довільного фрагмента слід провести по ньому покажчиком миші при натиснутій лівій кнопці миші. Крім того, фрагменти тексту осередків можна виділяти переміщенням курсора клавішами клавіатури, утримуючи клавішу Shift.

Так як таблиці часто містять повторювані або однотипні дані, програма Excel надає засоби автоматизації введення. До числа таких засобів відносяться автозавершення і автозаповнення

автозавершення

При введенні текстових даних в безперервний ряд осередків одного стовпчика можна скористатися автозавершенням. В ході введення текстових даних в черговий осередок Excel перевіряє відповідність введених символів значенням, наявними в цьому стовпці вище. Якщо виявлено збіг перших символів, що вводиться текст автоматично доповнюється наявними значенням. Натискання клавіші <Enter> підтверджує операцію автозавершення. Якщо текст повинен бути іншим, введення слід продовжувати, не звертаючи уваги на пропонований варіант.

Автоматичне введення проводиться тільки для записів, які містять текст або текст у поєднанні з числами. Записи, що повністю складаються з чисел, дат або часу, необхідно вводити самостійно.

Заповнити форму

У правому нижньому кутку поточної комірки є чорний квадратик - маркер заповнення.

При наведенні покажчика миші на цей маркер, він набуває форму тонкого чорного хрестика.

Протягування маркера заповнення розглядається як операція «розмноження» вмісту осередку в горизонтальному або вертикальному напрямку. При цьому слід спочатку ввести значення в клітинку, потім знову зробити вічко активним і протягнути маркер.