Корисні доповнення для Outlook

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

10 років тому 28 жовтня 2009 о 12:16 1183

Як? Оснастивши цю популярну програму парою-трійкою відповідних доповнень. Про деякі з них ми сьогодні і поговоримо. При цьому «танцювати» будемо не від самих плагінів, як це часто робиться в оглядах подібного плану, а від тих завдань, для вирішення яких доповнення і призначені. Таким чином, ми послідовно розглянемо найбільш часто виникають при роботі з поштовими програмами проблеми і запропонуємо набір інструментів для їх оптимального рішення.

застосування шаблонів
При веденні активного листування нерідко доводиться набирати часто повторюваний текст, що стомлює, та й часу забирає чимало. Зрозуміло, що стандартні заключні фрази листи в Outlook в лічені секунди можна оформити в якості власного підпису (команда «Сервіс»> «Параметри»> «Повідомлення»> «Підпис»). А для введення інших стандартних фраз підготувати відповідні шаблони. Але в Outlook як шаблон можна використовувати тільки раніше збережені листи, що не дуже зручно.

Робота з шаблонами в Potolook

Найефективніше формувати шаблони засобами плагінів Potolook ( www.potolook.ru , 2,9 Мбайт, 495 руб., Outlook XP / 2003/2007) або Quick Templates ( www.mapilab.com/ru/outlook/quick_templates , 1,7 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003/2007). Це істотно прискорить підготовку листів, оскільки вже не доведеться вручну вводити вітання і підпис, вставляти деякі цитати з отриманого повідомлення при відповіді на нього та ін. Досить просто клацнути по кнопках «Створити» або «Відповісти», і буде згенеровано готова «болванка» для нового листа. Зрозуміло, що шаблонів може бути кілька - як мінімум різні для ділового і особистого листування.

Так, за допомогою Potolook можна генерувати листи в текстовому форматі або форматі HTML за шаблонами, самостійно сформованим користувачем на базі входять в поставку стандартних прикладів, - при необхідності навіть з додаванням вбудованих макросів і вставкою скриптів JScript (останні дозволять вводити в повідомлення динамічну інформацію: вказувати дату, ПІБ та ін.). Такі «заготовки» для листів нескладно пов'язати з конкретними папками - це зручно, якщо кореспонденція класифікована по якимось принципом, так як програма, наприклад, при натисканні на кнопку «Створити» (тієї, що на панелі плагіна) буде автоматично генерувати повідомлення в потрібному форматі. Для всіх інших папок розумно налаштувати плагін на використання встановленого за замовчуванням шаблона або «болванки» для повідомлень вищестоящої папки. Можливий і інший варіант - вибір потрібного шаблону зі списку.

Надбудова Quick Templates призначена для швидкої вставки в повідомлення статичних фрагментів тексту, в яких можна зберегти будь-який шматок (з форматуванням). Подібна вставка проводиться за допомогою вибору потрібного шаблону з меню або шляхом натискання шотката, якщо такий був попередньо призначений. Зберегти конкретний фрагмент тексту можна прямо при підготовці повідомлення, виділивши його і клацнувши на кнопці Add, що з'являється в меню Outlook або на панелі плагіна. Редагувати шаблони настільки ж просто - потрібно викликати редактор, натиснувши кнопку Edit, і виправити текст.

Друк повідомлень
Якщо вам часто доводиться роздруковувати з усіма додатками, то варто звернути увагу на плагін Print Tools ( www.mapilab.com/ru/outlook/print_tools , 3 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003/2007), за допомогою якого процес подібної друку можна спростити або навіть автоматизувати. Звичайно, в Outlook передбачений функціонал для автоматичного друку кореспонденції, але можливості в цьому плані обмежені - скажімо, не можна друкувати вкладення окремо від листів і встановлювати список конкретних розширень файлів, які повинні або не повинні виводитися на друк. Крім того, в Outlook для друку листи з аттачментами потрібно змінити формат з HTML на RTF або TXT, інакше список вкладень не буде відображений в заголовку повідомлення.

Налаштування друку повідомлень засобами Print Tools

Print Tools забезпечить друк вхідної та вихідної кореспонденції з вкладеннями навіть без їх відкриття в автоматичному або ручному режимах, причому в залежності від налаштувань разом з додатками або окремо. Можна навіть роздрукувати архіви ZIP і RAR - програма самостійно розпакує пріаттаченние файли. Роздруковані за допомогою Print Tools повідомлення будуть виглядати точно так же, як і при використанні стандартних засобів Outlook.

Якщо ви збираєтеся друкувати вручну, то досить встановити в настройках плагіна список дозволених розширень (команда «Сервіс»> «Параметри»> Print Tools) і потім при необхідності запускати друк конкретного повідомлення через панель Print Tools. На ній можна вибрати друкуються інші елементи (тобто сам лист, вкладення або і те й інше одночасно), а також вказати, чи потрібно друкувати їх окремо. Ну а якщо вам потрібно встановити автоматичний друк одержуваної кореспонденції, то доведеться створити в Outlook нове правило - в залежності від версії клієнта це буде або команда «Сервіс»> «Майстер правил», або «Сервіс»> «Правила й оповіщення». Потім встановити у вікні визначення дій з повідомленням прапорець в рядку «Виконати додаткову дію», в списку дій вибрати Print Tools і налаштувати параметри друку.

Розблокування небезпечних вкладень
За замовчуванням Outlook блокує доступ до небезпечних вкладень, здатним, на думку проги, нанести «шкоду», щоб запобігти їх ненавмисний запуск користувачем. Зрозуміло, що це робиться з метою безпеки, так як подібні файли теоретично можуть містити вірус, однак бувають випадки, коли ви твердо впевнені в невинності отриманого аттачменти, а Outlook все одно не дозволяє вам його відкрити. Зняти таке блокування нескладно за допомогою деяких Outlook-розширень, таких як модуль Blocked Attachments Manager (нині входить до складу платного рішення Attachments Processor) або безкоштовний плагін Attachment Options ( www.slovaktech.com/attachmentoptions.htm , 1,52 Мбайт, Outlook 2000, (SP3) / XP / 2003/2007).

Виняток деяких розширень зі списку небезпечних в Attachments Processor

Обидва названих доповнення дозволяють користувачеві повністю управляти списком розширень файлів і вказувати, які вкладення слід вважати небезпечними (і відповідно, блокувати доступ до них), а до яких доступ буде дозволений. Технологія роботи з ними дуже проста і, по суті, однакова для обох: для відкриття доступу до цікавого файлу досить видалити його розширення з «небезпечного» списку, включивши в «безпечний», а потім перезавантажити Outlook, для того щоб зміни вступили в силу.

Для здійснення подібної дії в Attachments Processor доведеться клацнути на панелі плагіна по кнопці «Параметри», послідовно натиснути кнопки «Сервіс» та «Блоковані вкладення» і у вікні, відзначити ті типи файлів, доступ до яких ви хочете дозволити. Що стосується Attachment Options, то в ньому для зняття блокування з деяких типів розширень досить викликати команду «Сервіс»> «Параметри», відкрити вкладку Attachment Security & Options і додати безпечні, з вашої точки зору, розширення в список дозволених.

витяг вкладень
Якщо вам регулярно доводиться отримувати безліч листів з вкладеннями, то має сенс автоматизувати процес їх вилучення з подальшим автоматичним збереженням їх на диску - це допоможе заощадити чимало часу. Простіше зробити це через плагін Attachments Processor ( www.mapilab.com/ru/outlook/attachments_processor , 2,3 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003/2007), хоча можна також скористатися вбудованим модулем «Збереження вкладень» зі згадуваного вище плагіна Potolook, але це виявиться вже складніше. У будь-якому випадку ви отримаєте зручний доступ до аттачменті, адже кожен раз відкривати повідомлення вже не буде потрібно. Та й пошук приєднаних файлів по їх змісту після цього перестане бути проблемою, адже відповідних утиліт сьогодні чимало. Крім того, за допомогою Attachments Processor додатково вдасться ще й скоротити розмір поштової бази за рахунок стиснення папок після вилучення з них вкладених документів.

Створення списку безпечних розширень в Attachment Options

Attachments Processor витягає аттачменти (все або тільки задовольняють певним умовам - скажімо, що прийшли від конкретних відправників) з вхідних повідомлень і зберігає файли на диску, причому не обов'язково в одній і тій же папці. Вибір конкретного каталогу вказується відповідно до заданих користувачем правилами (вони регулюються в налаштуваннях плагіна - команда «Сервіс»> Attachments Processor): скажімо, ім'я папки може визначатися назвою каталогу, в якій знаходиться лист, ім'ям відправника, темою повідомлення і т. Д. якщо при збереженні вкладення плагін виявить, що файл з таким ім'ям у зазначеній папці вже є, то тут можливі варіанти - або новий файл буде перейменовано, або записаний поверх попередньо записаний, або просто пропущений (потрібний варіант визначає ться в налаштуваннях плагіна).

Після цього вкладення може бути видалено з листа і в залежності від налаштувань замінено посиланням на збережений файл або текстовим документом з описом збереженого вкладення. Причому у користувача залишиться можливість при необхідності (наприклад, для пересилання іншій особі) відновити сполучення разом з вкладенням. Подібне витяг аттачменті проводиться вручну або автоматично - ручна обробка дозволяє витягувати вкладені файли з раніше отриманих електронних листів, автоматична призначена для обробки знову надходить кореспонденції. Можливо навіть проведення обробки за розкладом, що може виявитися корисним, якщо електронні листи зберігаються в загальних папках Microsoft Exchange Server. Крім того, в програмі передбачена функція стиснення поштової бази для зменшення її розміру.

У разі ручного вилучення вкладень в Attachments Processor досить виділити цікавлять повідомлення і клацнути на панелі Attachments Processor по кнопці «Зберегти вкладення» або вибрати однойменну команду з контекстного меню. А після активації автоматичного режиму нічого і робити не потрібно, оскільки вся надходить кореспонденція буде оброблятися без будь-якої участі користувача. Однак попередньо в настройках слід включити прапорець «Обробляти вкладення в автоматичному режимі».

Potolook також вміє автоматично «вилущувати» аттачменти з листів і зберігати їх в різних (визначаються адресою відправника) папках, що реалізується через систему створених стандартними засобами Outlook правил. На практиці це означає, що доведеться прописати нове правило, встановити у вікні визначення дій з повідомленням прапорець в рядку «Виконати додаткову дію» і в якості такого дії вибрати варіант «Зберегти прикріплені файли» з подальшою вказівкою цільової папки. Правда, одне таке конкретне правило забезпечить збереження вкладень лише в строго певній папці. Якщо вас це категорично не влаштовує (скажімо, вкладені документи від одного і того ж адресата повинні потрапляти не в одну, а в різні папки в залежності, наприклад, від дати, зазначеної в темі листа, дати його отримання і т. П.), то доведеться самостійно написати потрібні скрипти на мові JScript.

Робота з архівами
Вкладення можна не тільки отримувати від листів, але і архівувати - це по плечу плагинам Attachments Zip Compressor (нині входять до складу комплексного рішення Attachments Processor) і вбудованому модулю «Стиснення вкладень» плагіна Potolook, правда, роблять вони це абсолютно по-різному. Якщо вам регулярно доводиться відправляти і отримувати поштою великі архіви, то Attachments Zip Compressor легко позбавить вас від стомлюючої необхідності проводити операції архівування / розархівування вручну. А ось Potolook допоможе автоматизувати процес архівування відправляються вкладень і може виявитися вельми корисним для «глобального» стиснення вкладених файлів всієї поштової бази (або тільки в конкретних папках) з метою зменшення її розміру.

Створення правила для автоматичного вилучення вкладень плагіном Potolook

Attachments Zip Compressor призначений для автоматичної упаковки вкладених файлів в архів ZIP в папці «Вихідні» та автоматичної розархівації вкладень в папці «Вхідні», причому програма може самостійно вирішувати (в залежності від налаштувань), які файли варто стиснути, а які ні. Так, наприклад, архівувати можуть всі вхідні вкладення, або тільки вкладення певних типів, або ті, що мають розмір, що перевищує деяку фіксовану величину, і т. П. Вибір особливостей стиснення також може регулюватися, тому що поряд зі звичайними архівами Attachments Zip Compressor вміє створювати саморозпаковуються файли і при необхідності захищати дані паролем.

Технічно налаштувати плагін, наприклад, на автоматичне архівування відправляються вкладень не є проблемою. Робиться це за допомогою правил, але не зовсім так, як зазвичай прийнято в Outlook. Спочатку командою «Сервіс»> «Параметри»> Attachments Processor здійснюється перехід в розширений режим. Потім створюється нове правило обробки повідомлень, після чого на вкладці «Основні» слід зняти галочку з опції «Використовувати правило для вхідних повідомлень», відзначити опцію «Використовувати правило для вихідних повідомлень» і для автоматизації процесу встановити галочку для рядка «Використовувати правило в автоматичному режимі ». На вкладці «Додатково» потрібно вказати ім'я правила і при необхідності відрегулювати типи вкладень, які повинні стискатися. І наостанок потрібно відзначити на вкладці «Архівація» опції «Архивировать вкладені повідомлення» і «Архивировать вкладення при пересиланні повідомлення». І немає проблем - все вкладення в відправлених повідомленнях будуть автоматично перетворюватися в ZIP-архіви.

Налаштування параметрів архівації вкладень за допомогою Attachments Processor

Potolook теж забезпечує стиснення вкладень, але інакше. Плагін може автоматично архівувати аттачменти вихідних і отриманих листів і виробляти стиснення вкладень в зазначеному повідомленні або у всіх повідомленнях заданої папки (в тому числі включаючи підкаталоги). Дозволяється встановлювати бажаний відсоток стиснення і визначати розмір вихідних файлів - якщо відповідні умови не виконуються (вкладення стискаються меншою за вказану відсотка і / або сумарний розмір вкладень менше обраного), то стиснення не відбувається. За замовчуванням використовується формат ZIP, однак допускається підключення довільного архиватора. Стискати вкладення можна вручну - за допомогою шотката Shift + F2 або командою «Модулі»> «Стиснути вкладення» з панелі Potolook - або автоматично, використовуючи правила.

Пошук дублікатів
В Outlook передбачені можливості пошуку потрібних повідомлень, контактів, заміток та ін., Але вони ні в якій мірі не допоможуть, якщо перед вами стоїть завдання знайти, наприклад, дублікати листів або повторювані контакти. Перші можуть з'являтися при обриві зв'язку з поштовим сервером, в результаті помилок синхронізації або імпорту або через дублювання відправки поруч кореспондентів, другі - внаслідок ваших власних непродуманих дій або як результат синхронізації списку контактів з КПК або смартфоном. Через подібного дублювання інформації розмір поштової бази розростається до немислимих меж, а орієнтуватися в ній стає складніше, тому від дублікатів краще позбавлятися.

При великих обсягах даних вручну зробити це проблематично (витрати часу виявляться занадто великі, та й не виключена ймовірність видалення потрібної інформації) - краще скористатися відповідними плагінами в особі Duplicate Email Remover ( www.mapilab.com/ru/outlook/duplicate_remover , 2,6 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003/2007) і Duplicates Remover for Outlook ( www.mapilab.com/ru/outlook/remove_duplicates , 2,8 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003/2007).
Надбудова Duplicate Email Remover допоможе виявити дублюються поштові повідомлення в папках Microsoft Outlook, що знаходяться як в одній, так і різних папках.

В ході пошуку елементи будуть порівнюватися між собою відповідно до зазначених користувачем критеріями, наприклад, повторювані повідомлення можна виявляти як за основними полями (текст, тема, відправник листа, ім'я відправника), так при необхідності і за додатковими полями, включаючи вкладення. Можливі й більш складні критерії пошуку, скажімо, можна виявити дублікати, створені протягом якогось періоду. Знайдені при пошуку копії можуть бути відразу видалені, позначені прапором або переміщені або скопійовані в зазначену папку. Запускається подібний пошук клацанням по кнопці «Дублікати», що з'являється в Outlook після установки плагіна, після чого потрібно буде вибрати режим пошуку (в кожній окремій папці або в групі папок з урахуванням пріоритетів), вказати папку, визначити дію з знайденими клонами і відзначити поля для порівняння.

С помощью Duplicates Remover for Outlook неважко буде найти в папках Microsoft Outlook Дублікати контактів, заміток, завдання, журнальних и календарних запісів. Віявлені «двійнікі» могут буті помічені прапором, відалені, скопійовані або переміщені в іншу обраних вами папку. Технологія проведення пошуку за допомогою цього плагіна нічим не відрізняється від вищеописаної, за винятком того, що доведеться вказати ще й тип сканованих папок ( «Контакти», «Завдання» та т. Д.).
Позбутися від дублікатів без проблем можна і за допомогою плагіна Potolook, включає спеціальний модуль «Переміщення дублікатів».

Він забезпечує видалення «двійників» листів або переміщення їх в зазначену користувачем папку, з якої ці повідомлення потім нескладно буде видалити. Пошук може здійснюватися як в одній папці, так і в папці з підпапки, а порівняння можливо не тільки безпосередньо по конкретним полів, але і з застосуванням складних критеріїв на базі конструкцій мови JScript. Для здійснення подібного пошуку і переміщення досить скористатися командою «Модулі»> «Перемістити дублікати листів» з панелі Potolook і налаштувати параметри переміщення.

Перевірка існуючих адрес на актуальність
На жаль, електронні адреси контактів з часом змінюються, і їх потрібно періодично перевіряти на актуальність, інакше в базі може зібратися величезна кількість «мертвих» адрес. Зробити це самотужки непросто, так як подібна перевірка зажадає відправки листів по кожному з них, що в більшості випадків просто незручно, та й елементарно довго. Набагато приємніше скористатися відповідними доповненнями, яких на ринку багато - ми для прикладу зупинимося на програмі Advanced Maillist Verify і плагін Actual Contacts. Вони самостійно зімітують відправку листів на перевіряються адреси, і, отримавши від обслуговуючого їх сервера відповідь, відмовляться від відправлення листа і коректно завершать сесію.

Пошук дублікатів поштових повідомлень засобами Duplicate Email Remover

Таким чином, перевірка адреси буде проведена абсолютно непомітно для його власника. Утиліта Advanced Maillist Verify ( www.massmail.ru/amv , 1,51 Мбайт, 700 руб., Windows 2000 / XP / Vista) здійснює перевірку адрес в два етапи - це дозволяє домогтися більш високої її точності. Однак обидві програми призначені для роботи зі списками розсилки - тобто з текстовими файлами, CSV-документами і адресними книгами, тому для перевірки адрес контактів на актуальність доведеться попередньо експортувати їх до відповідних документів. Технологія використання Advanced Maillist Verify проста: в неї завантажується список адрес, а потім клацанням по відповідній кнопці запускається процес перевірки.

Пошук дублікатів контактів в Duplicates Remover for Outlook

Після закінчення її відносно кожного з адрес буде винесено вердикт - або адреса існує, або не існує, або це програмі невідомо. Якийсь відсоток адрес, актуальність яких неясна, на жаль, завжди буде присутній, так як програмні способи не дозволяють виявити ряд неіснуючих адрес. Пов'язано це з тим, що частина поштових серверів налаштовані так, що приймають всі листи для свого поштового домену (включаючи листи з неіснуючими поштовими адресами) і лише після цього інформують відправника про те, що лист не може бути доставлено.

Підготовка до пошуку дублікатів повідомлень за допомогою плагіна Potolook

Однако це ще не все. Проблема в тому, що для перевірки потрібен список адрес в форматі TXT або CSV. Сформувати його на базі контактів в Outlook повністю автоматично не вийде, оскільки крім адрес в файлах буде зберігатися та інша інформація. Якщо вручну відкоригувати отриманий таким шляхом список вам не хочеться (а кому, питається, сподобається займатися настільки нудною справою), то можна вдатися до допомоги безкоштовного плагіна CodeTwo Outlook Export ( www.codetwo.com/freeware/outlook-export , 1,04 Мбайт, Outlook 2000 / XP / 2003/2007). Він дозволить швидко експортувати адреси контактів (без іншої мішури, неминуче з'являється при звичайному експорті з Outlook) з адресної книги Outlook в CSV-файл. Ну а потім отриманий файл потрібно буде підсунути програмі Advanced Maillist Verify, і справа в капелюсі.

Перевірка адрес за допомогою Actual Contacts

Що стосується плагіна Actual Contacts ( www.mapilab.com/ru/outlook/actual_contacts , 3,4 Мбайт, 700 руб., Outlook 2000 / XP / 2003), то він може безпосередньо перевіряти адреси контактів (DNS і SMTP), самостійно імітуючи відправку на них листів. При цьому попереднього експорту списку контактів в файл не буде потрібно (це приємно), проте візуально відсоток виявлення працюючих і непрацюючих адрес засобами Actual Contacts помітно нижче, та й сама перевірка проводиться повільніше. Зате неіснуючі контакти можна буде видалити прямо з вікна Actual Contacts. Запуск перевірки здійснюється клацанням по кнопці «Перевірка контактів» панелі Actual Contacts.

Синхронізація даних Outlook на декількох комп'ютерах
Якщо ви працюєте на кількох комп'ютерах (скажімо, офісному, домашньому і ноутбуці) і / або на одному і тому ж, але в різних ОС, то проблема синхронізації пошти, контактів і завдань в PST-файлах знайома вам не з чуток. Для її вирішення існують різні способи, один з них - це застосування спеціальних програм.
Серед таких можна зупинитися на PSTSync ( www.outlooksync.com , 17,7 МБ, 1870 руб., Windows XP / Vista, Outlook 2000 / XP / 2003/2007) або SynchPST ( www.synchpst.com , 4,23 Мбайт, basic-версія - 1240 руб., Professional-версія - 2180 руб., Windows 2000 / XP / Vista, Outlook 2000 / XP / 2003/2007).

Обидва рішення дозволяють швидко і нормально синхронізувати зазначені дані з двох обраних PST-файлів або PST-файли в цілому. Провести синхронізацію з їх допомогою дуже просто - достатньо активувати програму, вказати в лівій і правій панелях вікна синхронізуються файли і запустити процес, клацнувши на кнопці Synchronize. Чесно зароблений перекур всяко краще напруженого кліканья.

Синхронізація PST-файлу у SynchPST

Резервування поштової бази
На жаль, ні надійне обладнання, ні ліцензійне програмне забезпечення не гарантують 100-відсоткової збереження даних - актуально це і для поштової бази, втративши яку користувач позбудеться всієї контактної інформації та безлічі важливих для нього повідомлень. Надійніше всього проведення комплексного резервування всієї зберігається на жорсткому диску інформації (разом з особистими папками Outlook), але, якщо з якихось причин цей варіант для вас неприйнятний, варто періодично створювати резервні копії найбільш важливих даних, в тому числі і поштової бази.

Підготовка до резервування за допомогою Personal Folders Backup

Резервні PST-копії можуть використовуватися для відновлення поточного файлу PST в разі його пошкодження або видалення або імпортуватися в Outlook при перенесенні пошти на інший комп'ютер або перевстановлення системи. Подібне резервування може здійснюватися вбудованими засобами самого Outlook ( «Файл»> «Імпорт і експорт») або за допомогою безкоштовного плагіна від компанії Microsoft - Personal Folders Backup ( www.microsoft.com , 160 Кбайт, Outlook XP / 2003/2007), що трохи зручніше.

Personal Folders Backup дозволяє створювати точну копію файлу даних PST, копіювати резервну копію на локальний або мережевий диск і ставити проміжок часу, через який в Outlook має відображатися нагадування про необхідність створення наступної резервної копії файлу. Технологія застосування надбудови дуже проста - досить вибрати в меню «Файл» опцію Backup, визначити папку для зберігання і ім'я резервної копії і зберегти / відновити файли. У порівнянні з вбудованими можливостями самого поштовика Outlook у резервування через Personal Folders Backup два плюси: з одного боку, не потрібно відповідати на численні запитання майстра (в результаті процедура проходить швидше), з іншого - забути провести резервування не вдасться завдяки системі нагадувань.