Оптимізуємо роботу з Gmail: 19 ефективних прийомів

1. 1. Швидкий доступ для написання і відправки листів і інших задач
2. 2. Пошук прикріпленого файлу
3. 3. Швидкі посилання
4. 4. Архівування оброблених листів
5. 5. Як створити шаблон листи в Gmail
6. 6. Як скасувати лист в Gmail
7. 7. Швидке завантаження Gmail
8. 8. Листи від перевірених відправників
9. 9. Фільтрація небажаних повідомлень
10. 10. Сортування за допомогою зірочок
11. 11. Розподіл листів по категоріям
12. Як знайти лист в Gmail
13. Загальні питання
14. Додатки для Gmail
15. 2. Mail Pilot
16. 3. Boomerang
17. 4. SaneBox
18. 5. Signals
19. 6. Mail Timer
20. 7. Find Big Mail
21. 8. Gmail Meter

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

Відповідно до досліджень компанії McKinsey & Company (послуги консалтингу в сфері менеджменту), співробітники рядових компаній в середньому проводять до 28% робочого часу, обробляючи електронну пошту. Безсумнівно, ця діяльність вкрай важлива і необхідна, але витрачати на неї до 13 годин в тиждень - мабуть, не так ефективно.

У цій статті ми пропонуємо вам ознайомитися зі списком комбінацій клавіш і вкрай корисних утиліт, додатків і нетривіальних методів роботи з сервіcом Gmail, які дозволять вам витрачати на обробку вхідної та вихідної кореспонденції набагато менше часу.

зміст

1. Швидкий доступ для написання і відправки листів і інших задач

2. Пошук прикріпленого файлу

3. Швидкі посилання

4. Архівування оброблених листів

5. Як створити шаблон листи в Gmail

6. Як скасувати лист в Gmail

7. Швидке завантаження Gmail

8. Листи від перевірених відправників

9. Фільтрація небажаних повідомлень

10. Сортування за допомогою зірочок

11. Розподіл листів по категоріям

Як знайти лист в Gmail

Загальні питання

Як перенести листи з Gmail в Outlook

Додатки для Gmail

1. Smartr
2. Mail Pilot
3. Boomerang
4. SaneBox
5. Signals
6. Mail Timer
7. Find Big Mail
8. Gmail Meter

Як Google заробляє по 100 000 000 доларів за 1 день?

1. Швидкий доступ для написання і відправки листів і інших задач

Швидкий доступ - це поєднання клавіш на клавіатурі комп'ютера, що дозволяють виконувати різні дії без допомоги миші. Використання гарячих клавіш дозволяє здійснювати ці дії швидше і економити час. Ось які поєднання працюють в Gmail:

Перемикання між листами і поштовими скриньками

Використовуйте клавіші управління курсором для навігації по Gmail, а клавішу Enter - для відкриття повідомлень і папок з листами і виконання дій.

Перемикання між повідомленнями з одного ланцюжка листів

Переглядаючи повідомлення з одного ланцюжка листів, використовуйте клавішу N для перегляду наступного листа в ланцюжку, а клавішу P, щоб побачити попередні повідомлення.

Написання та надсилання листа

Як відправити html лист Gmail за допомогою гарячих клавіш? Написати листа Gmail можна за допомогою клавіш курсорів і кнопки Enter, а для відправки електронного послання можна скористатися комбінацією Ctrl + Enter.

Вибір одержувачів листа

Як переслати кілька листів в Gmail?

• Додати одержувачів копії листа: Ctrl + Shift + C
• Додати одержувачів прихованої копії повідомлення: Ctrl + Shift + B
• Вибрати адресу відправника листа: Ctrl + Shift + F (працює, тільки якщо ви активували функцію відправки листів з інших адрес).

Ці гарячі клавіші застосовуються під час написання листа.

форматування тексту

• Напівжирний текст: Ctrl + B
• Курсив: Ctrl + I
• Підкреслений: Ctrl + U

Повний список гарячих клавіш ви можете знайти на сторінці Gmail «Швидкі клавіші», а їх включення або відключення здійснюється в меню Налаштування> Загальні> розділ Швидкі клавіші.

Якщо у вас ще не було досвіду роботи з опціями Gmail, то для переходу в настройки потрібно клікнути на зображення шестерні в правому верхньому куті екрану і вибрати опцію Налаштування.

2. Пошук прикріпленого файлу

Якщо ви шукайте певний файл або лист з додатком, введіть в поле пошуку рядок «has: attachment» - в результаті вам будуть тільки повідомлення з прикріпленими до них документами.

3. Швидкі посилання

Ця функція дозволяє створити посилання для швидкого доступу до електронних листів, просторів і налаштувань, якими ви часто користуєтеся.

На зображенні показано, як створюється посилання для швидкого переходу до перегляду листів з прикріпленими до них файлами. Все, що від вас вимагається, - перейти на сторінку, для якої буде створена швидка посилання, клікнути на команду «Додати швидку посилання» і дати цим посиланням назву.

Ця функція включається в розділі налаштувань Лабораторія і називається «Швидкі посилання».

4. Архівування оброблених листів

Активувавши цю функцію, ви отримаєте можливість відправляти в архів і прибирати з позиції входять ті листи, на які ви вже відповіли. Як відновити листи Gmail після архівування? Їх можна буде відновити і перечитати: потрібно просто ввести назву або тему повідомлення в пошук, і воно знову стане доступним.

Архівування листів включається в настройках, розділ Загальні.

5. Як створити шаблон листи в Gmail

Функція «Шаблон відповідей» дозволяє вам створювати шаблони повідомлень і не писати раз по раз одні й ті ж листи. Активується ця функція в розділі Лабораторія.

Створення шаблонів і їх додавання здійснюється під час написання повідомлення, тобто в редакторі листів.

6. Як скасувати лист в Gmail

Це розширення дозволить вам запобігти випадковій відправку листів - після того, як ви відправили послання, в перебігу декількох секунд ви зможете скасувати його доставку, клікнувши на посилання «Скасувати» у віконці оповіщення про відправку електронного листа.

Ця функція називається «Скасування відправлення листа», а її активація проводиться в розділі налаштувань Лабораторія.

7. Швидке завантаження Gmail

Швидкість завантаження даних Gmail можна збільшити в кілька разів, додавши рядок "/? Ui = html" в кінець адресного рядка браузера. Красою дизайну, на жаль, доведеться пожертвувати, але швидкість роботи Gmail значно збільшується.

8. Листи від перевірених відправників

Щоб бути впевненими в тому, що ви отримуєте листи від справжніх компаній, а не від спамерів, що видають себе за відомі бренди, увімкнітьАрхів «Значок перевіреного повідомлення» в розділі Лабораторія.

Перевірені повідомлення від справжніх відправників будуть відображені із позначкою ключа.

9. Фільтрація небажаних повідомлень

Як заблокувати листи в Gmail? Якщо ви отримуєте докучливі повідомлення від певного відправника, створіть для таких листів фільтр, який допоможе або їх видалити, або автоматично відзначати як прочитані.

Просто відкрийте лист, для якого хочете створити фільтр, клікніть на значок «Ще» і виберіть опцію «Фільтрувати схожі листи».

Налаштування фільтру дуже гнучкі: можна сортувати листи з певною темою, словами, великого розміру і т. Д.

10. Сортування за допомогою зірочок

Важливі листи відзначаються жовтим маркером, а звичайні - білим. Як в Gmail помітити лист як важливе? Щоб змінити статус листи, достатньо клікнути по маркеру.

Але одного маркера не завжди достатньо: при роботі з електронною поштою буває потрібно позначати по-різному листи. У цьому вам може допомогти система різнокольорових зірочок і значків.

Повідомлення позначаються різними зірками так само, як і при використанні однієї стандартної іконки, але при послідовному натисканні колір зірки буде змінюватися.

Ця функція включається і налаштовується в Загальних настройках.

11. Розподіл листів по категоріям

Функція «Розумні ярлики», яка включається в розділі налаштувань Лабораторія, автоматично розподіляє вхідні листи масової розсилки під певні категорії, щоб полегшити вашу роботу з поштовою скринькою.

Присвоїти ярлик певного типу повідомлень ви можете безпосередньо під час його прочитання, клікнувши на значок бирки в панелі дій. Створені вами ярлики будуть перебувати під вкладкою «Категорії» - там же ви можете ними управляти, редагувати і створювати нові теги.

Як знайти лист в Gmail

Як шукати лист в Gmail? Скористайтеся полем для пошуку, розташованим у верхній частині вікна, і клацніть по значку лупи. Щоб використовувати розширені параметри пошуку - наприклад, знайти листи, відправлені в кошик або папку «Спам», - клікніть по стрілці в полі пошуку та заповніть потрібні поля.

Загальні питання

• Як виділити всі листи в Gmail? Клацніть по стрілці, що знаходиться у верхньому правому куті, і виберіть «Всі».
• Як видалити всі листи в Gmail? Виділіть всі листи, а потім клацніть по значку кошика.
• Як зберегти лист з Gmail? У вкладці «Лабораторія» увімкнітьАрхів «Збереження документів», потім відкрийте потрібний лист, клацніть на кнопці «Ще» і виберіть у меню пункт «Створити документ».
• Як відключити ланцюжка листів в Gmail? Клацніть по значку шестерінки в верхньому лівому кутку екрана, клікніть по пункту меню «Налаштування», а потім - «Ланцюжки листів». Виберіть потрібний вам варіант: «Включити» (об'єднувати листи в ланцюжки) або «Відключити" (не об'єднувати). Збережіть зміни.
• Як змінити тему листи в Gmail? Щоб змінити тему листа у відповіді, клікніть по стрілці в лівому верхньому кутку вікна для повідомлення і виберіть пункт меню «Змінити тему».
• Як дізнатися ip листи Gmail? Відкрийте цікавить вас лист, клікніть по стрілці в верхньому лівому кутку екрана і виберіть «Показати оригінал». Відкриється нове вікно з текстом, і в ньому вам потрібно знайти рядок «Received: from».
• Як вставити картинку в лист Gmail? Внизу вікна для написання повідомлення клікніть по значку картинки і у вікні виберіть потрібний вам варіант вставки зображення: зі свого комп'ютера, з Google+ або зі стороннього ресурсу.
• Як перенаправити лист в Gmail? Щоб переслати повідомлення, відкрийте його, клікніть по посиланню «Переслати», розташованої внизу сторінки, додайте адреси одержувачів і натисніть «Відправити».

Як перенести листи з Gmail в Outlook

Перенести повідомлення і дані в Outlook можна в кілька етапів. Для початку підготуйте свій пароль від Office 365 і ідентифікатор користувача і додайте в Outlook поштову скриньку Office 365.

Крок 1. Підготовка облікового запису Gmail до підключення до Outlook
Запустіть перевірку в Gmail і створіть пароль, яким Office 365 буде користуватися для встановлення з'єднання.

Крок 2. Додавання в Outlook облікового запису gmail
Розгорніть стрічку Outlook, відкрийте меню «Файл» і виберіть пункт «Додати обліковий запис». Відкриється сторінка «Автоматичне настроювання облікового запису», де потрібно заповнити поля «Ім'я» і «Адреса електронної пошти» і ввести свій пароль від gmail. Клацніть по кнопці «Готово».

Після цього ви зможете отримувати, читати і відправляти листи з Gmail через Outlook.

Крок 3. Копіювання повідомлень з gmail
Відкрийте меню «Файл» в Outlook, виберіть «Відкрити і експортувати», а потім «Імпорт і експорт». Виберіть «Експорт в файл» і клацніть на кнопці «Далі». Ви побачите список, в якому потрібно вибрати пункт «Файл даних Outlook (.pst)» і знову натиснути «Далі». Потім вам знадобиться ввести ім'я або електронну адресу вашого профілю Gmail, поставити галочку в полі «Включити вкладені папки» і клікнути «Далі». Виберіть місце для копіювання даних, якшо по кнопці «Обзор», і вкажіть ім'я файлу. Поля діалогового вікна «Додати додатковий пароль» можна залишити порожніми, але потрібно обов'язково клікнути на кнопку «ОК». Після цього Outlook експортує дані.

Крок 4. Копіювання повідомлень в Outlook
Знову відкрийте Файл> Відкрити і експортувати> Імпорт та експорт. Виберіть пункт «Імпорт з іншої програми» і натисніть «Далі». Відзначте «Файл даних Outlook (.pst)» і натисніть «Далі». Виберіть файл, створений на попередньому етапі, і натисніть "Далі". Виберіть команду для імпорту повідомлень в ящик Office 365 і натисніть "Готово".

Після цього запуститься імпорт даних в Outlook, і, якщо їх багато, він може тривати кілька годин. Якщо відключити з'єднання з Інтернетом або закрити Outlook до завершення копіювання, воно урветься, але продовжиться під час наступного підключення.

Додатки для Gmail

1. Smartr

Ця програма дозволить вам швидко і зручно шукати необхідні контакти, переглядати історію листування з потрібною людиною і його детальний профіль. Smartr також інтегрує дані з Facebook і Twitter, оповіщаючи вас про останні оновлення ваших контактів із соціальних мереж.

Smartr встановлюється як браузерні розширення, а в Gmail виводиться праворуч як сайдбар.

2. Mail Pilot

доповнення Mail Pilot перетворить ваш ящик електронної пошти в своєрідний список справ. Цей додаток дозволяє:

• встановлювати нагадування для повідомлень;
• створювати і змінювати статуси листів - «Не виконано», «Виконано» і «Відкладено на потім»;
• створювати списки, папки і ярлики.

Єдиний його мінус - програма створена виключно для девайсів компанії Apple.

3. Boomerang

доповнення Boomerang надає користувачам Gmail 3 корисних функції:

• автоматична відправка листів в заздалегідь обрані дату і час;
• нагадування про необхідність ознайомиться з важливою серією листів, а також можливість її архівувати і відновити в потрібний час;
• нагадування про те, що вам потрібно написати якесь лист. У цій функції дуже зручні настройки: ви можете встановити нагадування тільки на той випадок, якщо одержувач не відповів на ваше повідомлення.

4. SaneBox

SaneBox за допомогою спеціальних алгоритмів визначає важливість листів і сортує їх. Ця програма, як і у Boomerang, є функція нагадування про те, що одержувач вашого листа на нього не відповів. Але найбільшим плюсом SaneBox є функція SaneBlackHole, яка дозволяє в один клік відписатися від будь-якої розсилки.

5. Signals

Signals може стати дуже корисним інструментом для інтернет-маркетолога: розширення повідомляє користувача про те, яким одержувачем, в який час і в будь-якій точці світу було відкрито його повідомлення. Крім цього Signals також надає інформацію про те, клацають читачі на посилання в отриманому листі, і якщо так, то на які саме.

6. Mail Timer

плагін Mail Timer допоможе вам більш ефективно і швидко працювати з електронними листами: як тільки ви відкриєте повідомлення, стартує зворотний відлік часу, після закінчення якого з'явиться спливаючі вікно, що повідомляє, що час на роботу з даним листом минув і вам потрібно переходити до наступного. Від вас вимагається встановити власні ліміти часу на роботу з листами та внести відповідні налаштування в додаток ..

7. Find Big Mail

Find Big Mail допоможе вам знайти найбільш об'ємні листи і позбутися від них. Користувач цього сервісу може не турбуватися про безпеку своєї поштової скриньки, оскільки додаток визначає лише вага повідомлень і не має доступу до їх контенту та іншої важливої ​​інформації аккаунта.

8. Gmail Meter

сервіс Gmail Meter може щотижня складати звіт про те, як ви користуєтеся Gmail. У детальному звіті буде розписано безліч аспектів: скільки часу ви проводите на сервісі електронної пошти, скільки часу витрачаєте на написання листів і т.д.

Високих вам конверсій!

за матеріалами blog.hubspot.com , image source opacity

18-05-2014