Тема 5. ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL. Питання 9. Підготовка до друку. Друк електронної таблиці

1. 5.9.1. Установка параметрів сторінки
2. 5.9.2. створення колонтитулів
3. 5.9.3. Завдання заголовків таблиць для друку
4. 5.9.4. Попередній перегляд
5. 5.9.5. Поділ робочих листів на сторінки
6. 5.9.6. Друк електронної таблиці

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

Тема 5. ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL

Питання 9. Підготовка до друку. Друк електронної таблиці

5.9.1. Установка параметрів сторінки

Виведеним на друк сторінок можна додати бажаний вид: вибрати формат сторінки, її орієнтацію: альбомну або книжкову, задати параметри для полів, верхнього і нижнього колонтитулів, а також спеціальні параметри для друку таблиць і діаграм. Для цього треба відкрити вікно Параметри сторінки командою Файл►Параметри сторінки.

На вкладці Сторінка задаються параметри формату сторінки, формат друкованого аркуша, орієнтація сторінки (книжкова або альбомна), масштаб відображення інформації на аркуші паперу. Можна задати вимога розмістити всю інформацію на заданому числі сторінок.

На вкладці Поля діалогового вікна Параметри сторінки можна встановити розміри полів для всіх сторінок, на яких буде роздрукована представлена на робочому аркуші інформація. За допомогою прапорців центрування Вертикально і горизонтально в області Центрировать на сторінці користувач може домогтися оптимального розташування таблиці або діаграми на сторінці, при цьому можна встановити одну з опцій або обидві опції одночасно.

5.9.2. створення колонтитулів

У колонтитулах можна вказати, наприклад, прізвище автора, дату складання документа, ім'я робочої книги або номер сторінки. Задати колонтитули можна на вкладці Колонтитули діалогового вікна Параметри сторінки, яке також можна відкрити командою Від►Колонтітули.

У полях списків Верхній колонтитул і Нижній колонтитул Excel пропонує список вбудованих колонтитулів, що містить найбільш часто використовувані варіанти. Серед них можна відзначити наступну цікаву можливість: у верхньому / нижньому колонтитулі можна використовувати ім'я користувача, що визначене в зведенні до документу.

Після зміни імені в зведенні буде відповідним чином змінений і текст колонтитула.

Якщо вбудовані варіанти колонтитулів не влаштовують, то можна створити свій текст колонтитула. Після натискання кнопки [Створити верхній колонтитул ...] або [Створити нижній колонтитул ...] на екрані буде представлено діалогове вікно (ріс.5.28), в якому можна задати власний текст колонтитула. Для вставки в якості тексту колонтитула дати, часу, номерів сторінок, імені файлу, назв поточних листів, а також форматування тексту служать відповідні кнопки в цьому діалоговому вікні. Щоб дізнатися для чого призначена кожна кнопка, потрібно підвести курсор миші на кнопку, натиснути праву кнопку миші і лівою клацнути на що з'явилося пункті Що це таке? , Після чого відкриється вікно довідки.

5.9.3. Завдання заголовків таблиць для друку

При друку таблиць, що не вміщається на одній сторінці, доцільно повторювати на кожній сторінці заголовки стовпців або рядків.

Якщо таблиця не вміщується на одній сторінці по вертикалі, то є можливість повторити на новій сторінці заголовки стовпців (встановити наскрізні рядки), наприклад, шапку документа. При виведенні на друк вони будуть розташовуватися в першому рядку кожної сторінки. Для організації виведення наскрізних рядків служить область Друк на кожній сторінці вкладки Лист діалогового вікна Параметри сторінки (з меню Файл). В поле Наскрізні рядки необхідно ввести адресу наскрізний рядки. Для цього досить встановити курсор в поле Наскрізні рядки і клацнути мишею в будь-якому місці наскрізний рядки в таблиці. Далі, на цій же вкладці Лист задати послідовність виведення сторінок: вниз, потім вправо.

При друку широких таблиць, які не поміщаються на сторінці по горизонталі, при необхідності друку на новій сторінці повторюваних колонок можна задати на кожній сторінці заголовки рядків (наскрізні стовпці). Вони задаються аналогічно наскрізним рядках, але при вказівці послідовності виведення сторінок слід встановити перемикач вправо, потім вниз. При виведенні на друк наскрізні стовпці розташовуються в лівому стовпчику виведеної сторінки.

5.9.4. Попередній перегляд

За допомогою функції перегляду сторінки можна побачити, як буде виглядати на папері сторінка, що виводиться на друк. Щоб увімкнути режим перегляду сторінки служить команда Файл 4 Попередній перегляд.

При цьому користувач може побачити, чи правильно орієнтована таблиця або діаграма на аркуші паперу, і внести необхідні корективи в робочій таблиці або параметрах сторінки.

Для виходу з режиму перегляду слід натиснути кнопку [Закрити] на панелі інструментів.

5.9.5. Поділ робочих листів на сторінки

Після виходу з режиму попереднього перегляду в робочому аркуші з'являться пунктирні лінії, що позначають межі друкованих сторінок (роздільники кінця сторінки). Це допомагає користувачеві при обробці таблиці краще уявляти собі, як будуть виглядати дані після виведення на друк.

Таблиця буде сприйматися краще, якщо при виведенні на друк вона буде цілком поміщена на одній сторінці. Тому в разі, якщо один або декілька стовпців таблиці виявляться на наступній сторінці, шляхом зменшення ширини полів і стовпців таблиці слід спробувати уявити всю інформацію на одній сторінці.

Excel автоматично встановлює порядок (черговість) друку окремих сторінок. Якщо через велику кількість стовпців таблиця розбита на кілька сторінок по горизонталі, то вони будуть друкуватися в порядку зліва направо. При поділі по вертикалі сторінки виводяться на друк зверху вниз. Якщо ж інформація в робочому аркуші розділена на окремі сторінки і в горизонтальному, і у вертикальному напрямках, то за замовчуванням порядок друку сторінок буде наступним: верхня зліва, нижня зліва, верхня праворуч, нижня справа. Порядок друку сторінок можна задати на вкладці Лист діалогового вікна Параметри сторінки.

Користувач може вставити роздільники кінця сторінки і вручну. При цьому, однак, необхідно враховувати, що збільшити розмір сторінки можна, можна тільки вручну розділити сторінку на кілька менших за розміром.

Щоб вставити роздільник кінця сторінки вручну, слід:

· Активізувати клітинку, розташовану знизу і праворуч від позиції, в якій будуть знаходитися роздільники;

· Вибрати команду Вставка►Разрив сторінки.

Описаним вище способом робочий лист можна розділити на будь-яку кількість сторінок. Для видалення роздільник кінця сторінки слід помістити покажчик осередку на осередок, розташовану зліва від лінії роздільник або під нею, і вибрати команду Прибрати розрив сторінки з меню Вставка. Видалити можна тільки роздільники, вставлені користувачем. Для видалення таких роздільників слід перед викликом команди Прибрати розрив сторінки виділити весь робочий лист. На екрані залишаться тільки автоматично вставлені програмою роздільники кінця сторінки.

5.9.6. Друк електронної таблиці

Розглянемо порядок виведення на друк таблиць Облік руху матеріалів на складах, Оптові і роздрібні ціни матеріалів, Відомість реалізації з наступними параметрами:

· Для всіх листів задати формат сторінок - А4, орієнтація - книжкова і наступні поля: верхнє - 2 см, нижнє - 2 см, ліве - 3 см, праве - 1,5 см;

· Таблиці розмістити по центру сторінок;

· Для кожного аркуша встановити верхні і нижні колонтитули: у верхніх вказати назви таблиць і поточну дату, в нижніх - назви листів.

1. Активізуйте лист Товари.

2. Виконайте команду Файл►Параметри сторінки.

3. На вкладці Сторінка виберіть розмір паперу - А4 і встановіть орієнтацію друку - книжкова.

4. На вкладці Поля встановіть задані поля і поставте прапорці горизонтально і вертикально.

5. На вкладці Колонтитули натисніть кнопку [Створити верхній колонтитул ..]. Встановіть курсор в поле В центрі і введіть текст Облік руху матеріалів на складах. Встановіть курсор в поле Праворуч і клацніть на кнопці для вставки поточної дати. У вікні Верхній колонтитул натисніть [ОК].

6. Для завдання нижнього колонтитула відкрийте поле списку Нижній колонтитул і виберіть назву поточного листа Товари. У вікні Параметри сторінки натисніть [ОК].

7. Виконайте аналогічні дії для листів Ціни і Реалізація.

8. Вставте папір в принтер, активізуйте лист Товари, виконайте команду Файл►Печать і натисніть [ОК].
* Теоретичний матеріал по темі 5 складено ст. викладачем Т.В. Куратевой, асистентом Є.П. Холодової і опублікований в навчально-практичному посібнику "Основи інформатики та обчислювальної техніки" (Дистанційне навчання. - Мн .: БГЕУ, 2005).