Заповнити за шаблоном

Ця функція є частиною надбудови MulTEx

MulTEx

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

»19 Січень 2016 Дмитро 20839 переглядів

Ця функція є частиною надбудови MulTEx

Виклик команди:
MulTEx -группа Книги / Листи - Книги - Заповнити за шаблоном

Команда Заповнити за шаблоном створює безліч заповнених на підставі обраного шаблону файлів з даних в таблиці Excel. Наприклад, є таблиця з продукцією зразкового такого виду:
Команда Заповнити за шаблоном створює безліч заповнених на підставі обраного шаблону файлів з даних в таблиці Excel
Тільки рядків не один десяток і необхідно створити цінники на весь перерахований товар за шаблоном:

і або роздрукувати, або створити на кожен товар за окремим файлу. Вручну робити таке не просто нудно - це до того ж займе купу часу.
Однак, якщо шаблон привести до потрібного вигляду, а в таблицю додати ще один рядок - то можна використовувати команду Заповнити за шаблоном і вона за кілька хвилин (залежить від виду шаблону і кількості даних для заповнення) зробить все сама.
Природно, програму можна застосовувати не тільки для заповнення цінників, але і для заповнення будь-яких шаблонних форм: договору, анкети, квитанції, накладні, штапми, листівки для розсилок і т.п. Наприклад, якщо ведеться облік клієнтів компанії в таблиці і періодично на підставі цих даних заповнюються файли договорів на продовження послуг, додаткові угоди, щомісячні акти виконаних робіт тощо, то дана команда позбавить від необхідності робити це кожен раз вручну. Досить на кожен випадок скласти за одним шаблоном і далі просто на підставі вже наявного списку просто заповнювати шаблони.

Підготовка даних (файл Excel і шаблон Word)
Найголовніша складність в роботі з даною командою це налаштувати шаблон і вихідні таблиці. Хоча зробити це зовсім не складно.
Підготовка файлу Excel

Підготовка файлу Word

Далі мітки в шаблоні будуть замінені текстом з файлу Excel за наступною схемою:

Як це працює: програма послідовно бере кожну мітку з рядка в Excel і замінює точно такий же текст у всьому шаблоні Word на дані осередки з основної таблиці (шукає {ТОВАР} в шаблоні і якщо знаходить замінює на Йогурт чорничний). Як підсумок результатом роботи програми отримаємо три заповнених цінника:

При цьому для кожного рядка Excel буде створено свій документ Word. Сам вихідний шаблон при цьому не змінюється.

Важливо: програма заповнить шаблон даними тільки тих стовпців, над якими встановлено мітки ({ТОВАР}, {Категорія}, {Виробник} і т.д.). Якщо рядок з мітками порожня, або записана мітка відсутня в шаблоні, або не укладена в фігурні дужки - помилки це не викличе, а й дані таких стовпців будуть записані в шаблон.

Основні

Брати значення з:

всього діапазону активного листа - в цьому випадку наявність даних і їх розташування буде визначено програмою автоматично. Не рекомендується застосовувати, якщо не впевнені, що на аркуші немає зайвих даних (які не використовуються шапки таблиць, підпису під даними і т.п.). Так само для цього бажано, щоб дані розташовувалися в суворій послідовності: рядок міток, заголовок, таблиця даних
вказаного діапазону - будуть оброблятися дані в межах зазначеного діапазону. В цьому випадку в діапазон необхідно обов'язково включати рядок міток і заголовків (якщо заголовки йдуть після рядка з мітками)

Дані містять заголовки - якщо встановлено, то обробка обраних даних буде розпочато з третього рядка (1-й рядок мітки, 2-я заголовки).

Номер рядка з мітками для шаблону: вказується номер рядка обраного діапазону, в якому записані мітки. За замовчуванням застосовується значення 1, але мітки можуть бути і другим рядком. Хоч програма і допускає вибір від 1 до 256 краще в якості міток використовувати першу або другу сходинку. Що слід враховувати: вказувати необхідно номер рядка в зазначеному діапазоні за рахунком, а не на аркуші в цілому. Якщо вибрано Брати значення з зазначеного діапазону і діапазон зазначений скажімо A10: F15 (тобто починається з 10-го рядка) і мітки розташовані в цій 10-му рядку, то слід вказати 1, тому що в зазначеному діапазоні це перша за рахунком рядок.

Файл шаблону для заповнення: натисканням на кнопку праворуч від поля вибирається файл Word для заповнення. Шлях до вибраного файлу буде відображатися в цьому полі.

Зберігати вибрані файли:

У нову папку з обраним шаблоном - в папці з зазначеним шаблоном буде створена папка в форматі "Файли від ДД-ММ-РРРР чч-мм-сс" (де ДД-ММ-РРРР поточна дата, а чч-мм-сс час створення папки ) і все створені на основі вибраного шаблону файли будуть поміщені в цю папку
в зазначену папку - активується поле і кнопка, після натискання якої необхідно вибрати папку для збереження створених файлів

додаткові

Заповнювати тільки з рядків, зазначених в стовпці №:
вказується номер стовпця за рахунком в заданому діапазоні (саме номер стовпця за рахунком, а не на аркуші). Необхідно, якщо не потрібно заповнювати шаблони всього списку, а тільки певні. Допускається вибрати один з варіантів відбору рядків:

не порожня - швидше за все найпоширеніший у використанні варіант. Створення файлів буде відбуватися тільки в тому випадку, якщо осередок в зазначеному стовпці містить будь-яке значення. Тут важливо пам'ятати, що пробіл або перенесення рядка в осередку хоч і не помітний, але він не означає, що осередок порожня. Тому якщо раптом обраний даний пункт, але порожні рядки все одно заповнюються - перевірте, чи немає в них якихось не помітних символів
містить текст - вказується довільний текст і якщо значення в клітинці в зазначеному стовпці дорівнюватиме зазначеному, то буде створено новий файл на основі шаблону. В іншому випадку рядок буде пропущена

Для чого це потрібно: у великих таблицях програма може працювати досить довго. І щоб якось розподілити робочий час на створення файлів і інші завдання можна просто відзначати рядки порційно.

Проводити заміну тексту в об'єктах - деякі шаблони можуть бути створені на підставі таких об'єктів, як Написи, WordArt, Фігури, Картинки і т.п. Навіть стандартна заміна в Word не замінює текст в таких об'єктах для всього документа відразу. Так само шаблони можуть містити змішані дані: і об'єкти і звичайний текст. Тому якщо шаблон містить такі об'єкти і текст всередині об'єктів містить мітки - необхідно встановити цей пункт. Однак слід пам'ятати, що така заміна може працювати довше, ніж з шаблонами на основі звичайного тексту. Тому не слід застосовувати опцію без необхідності.

Виробляти окремо заміну тексту в таблицях - часто в шаблонах застосовуються таблиці для структурування даних, а також у випадках, коли без таблиць ніяк (дипломи, статистичні дані, дані спостережень і т.п.). У більшості випадків програма відмінно обробить таблиці і дані всередині них. Але якщо раптом в шаблоні є таблиці і вони не були оброблені - слід встановити цей пункт. Включення цієї опції може збільшити роботу програми навіть якщо всередині таблиць немає міток. Тому включати варто виключно при необхідності.

Мітки стовпців, в яких посилання на зображення (Друк, Підпис, Логотип тощо) - застосовується у випадках, якщо шаблон являє собою якийсь документ, в якому в залежності від даних так само повинні вставлятися різні картинки. На прикладі друку етикеток розберемо докладніше як використовувати цю опцію. Припустимо, що етикетка товару містить крім просто опису ще й картинку категорії продукту:
Мітки стовпців, в яких посилання на зображення (Друк, Підпис, Логотип тощо) - застосовується у випадках, якщо шаблон являє собою якийсь документ, в якому в залежності від даних так само повинні вставлятися різні картинки
При цьому картинка повинна змінюватися в залежності від категорії: для молочних одна, для сирів інша, для фруктів третя і т.д. Тоді в сам шаблон необхідно буде додати в потрібному місці мітку:

а в початкову таблицю даних треба додати ще один стовпець - Іконка категорії. У цьому стовпці необхідно буде вказати повний шлях до іконки кожної категорії:

Для вказівки повного шляху до файлів краще скористатися командою MulTEx - Шлях до файлу . Вона вставить шляху правильно і не доведеться турбуватися за різні нюанси написання шляхів, розширень файлів і т.п.
Так само як шлях до файлу можна вказати шлях до файлу картинки, розташованої не тільки на ПК, але і в інтернеті, якщо шлях до них починається з "http: //". Наприклад, можна вказати картинку, розташовану на будь-якому доступному сервісі або сайті: http://www.iconsearch.ru/uploads/icons/crystalproject/16x16/aim_online.png.
Якщо за вказаною в осередках шляху не буде картинки або вона буде недоступна для відкриття, то для такого рядка дій по заміні картинки проводитися не буде і мітка залишиться в шаблоні недоторканою. Якщо мітку необхідно видаляти в разі неможливості вставити картинку, то необхідно включити пункт Видаляти з шаблону мітку, якщо картинка недоступна.
Тепер залишиться в рядку для міток вказати мітку в фігурних дужках - {іконки КАТЕГОРІЇ}.
В результаті крім заповненої основної інформації отримаємо для кожної категорії свою іконку на ціннику:

Звичайно, цю можливість можна застосовувати не тільки для цінників і етикеток - це так само актуально і для багатьох інших шаблонів, документів. Наприклад, це можуть бути:

договору, в яких допускається вставка ськана печатки, підписи, логотипу
додатки до договорів підряду на ремонтні / будівельні / монтажні роботи. В таких документах часто застосовуються фотографії та схеми і логічно, що при цьому схеми і фотографії можуть відрізнятися для різних об'єктів
шаблони анкет співробітників, якщо для кожної анкети потрібна своя фотографія, крім іншої інформації
різні брошури та вітальні листівки

Якщо в одному шаблоні використовується кілька картинок для вставки, то створюється стільки стовпців, скільки застосовується різних картинок в шаблоні і кожному призначається своя унікальна мітка. Мітки в поле при цьому необхідно перерахувати через кому: ДРУК, ПІДПИС, ЛОГОТИП.

Видаляти з шаблону мітку, якщо картинка недоступна - застосовується у випадках, якщо не для всіх рядків є картинка. При звичайних настройках якщо картинки немає або вона недоступна за вказаним шляхом, то мітка для вставки залишається в шаблоні. Якщо ж встановити цю опцію, то при неможливості вставити картинку в шаблон, мітка для картинки з шаблону буде видалена. Таким чином шаблон можна відразу відправити на друк, не турбуючись про те, що в роздрукованому документі будуть знаходиться всякі мітки, які не повинні бути в кінцевому документі. Якщо заздалегідь відомо, що для цього рядка немає картинки і вона не повинна бути вставлена, то поле можна просто залишити порожнім. Зображення не буде вставлена, а мітка буде видалена. І це не буде вважатися помилкою заповнення.

Мітки стовпців, в яких адреси (A1: C10) таблиць Excel (Таблиця, Прайс, Перелік послуг і т.п.) - застосовується у випадках, якщо в шаблон необхідно вставити цілу таблицю з файлу Excel. Найбільш актуальна вставка цілих таблиць в додатках до договорів, де необхідно наводити перелік обладнання, матеріалів, видів робіт і т.д., які змінюються для кожного проекту. Наприклад, в шаблонах специфікацій, проектів на будівництво і т.п. Також таблиці можуть застосовуватися для вставки в договору реквізитів сторін:
Мітки стовпців, в яких адреси (A1: C10) таблиць Excel (Таблиця, Прайс, Перелік послуг і т
Як застосовувати: для початку необхідно визначити адресу осередків вставляється таблиці або іменований діапазон (так само можна використовувати імена "розумних" таблиць вкладка Вставка - Таблиця), що містить необхідну інформацію:

Якщо використовуються "розумні" таблиці, то назва заголовка таблиць в кінцевий шаблон вставляєте - тільки дані.
далі в таблицю Excel з даними додати ще один стовпець - назвемо його "Реквізити організації". У ньому вказується адреса осередків цієї таблиці або її ім'я:

Мітка стовпця на зображенні вище названа {РЕКВІЗИТИ ТБЛ}. Її ж використовуємо для вказівки в поле "Мітки стовпців, в яких адреси ...":

Якщо таблиць декілька, то створюється стільки стовпців, скільки застосовується різних таблиць в шаблоні і кожному призначається своя унікальна мітка. Мітки в поле при цьому необхідно перерахувати через кому: РЕКВІЗИТИ ТБЛ, РОЗРАХУНКИ ТБЛ, МАТЕРІАЛИ ТБЛ.

Видаляти з шаблону мітку, якщо таблиця недоступна - застосовується у випадках, якщо не для всіх рядків є таблиця. При налаштуваннях за замовчуванням, якщо таблиці немає або вона недоступна за вказаною адресою, то мітка для вставки залишається в шаблоні. Якщо ж встановити цю опцію, то при неможливості вставити таблицю в шаблон, мітка для вставки таблиці з шаблону буде видалена. Таким чином шаблон можна відразу відправити на друк, не турбуючись про те, що в роздрукованому документі будуть знаходиться всякі зайві мітки, які не повинні бути в кінцевому документі. Якщо заздалегідь відомо, що для цього рядка немає таблиці і вона не повинна бути вставлена, то поле можна просто залишити порожнім. Таблиці не буде вставлена, а мітка буде видалена. І це не буде вважатися помилкою заповнення.

налаштування пам'яті