Зразок заповнення особової картки працівника

1. Структура і особливість документа
2. Функціональне призначення
3. Хто відповідає за оформлення?
4. Документи - підстави для заповнення
5. Основні правила заповнення

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

Кадровий облік - значна частина адміністративної діяльності компанії - регулює трудові відносини і оптимізує процес управління персоналом. Обов'язковий елемент кадрового обліку в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми та чисельності співробітників - заповнення та ведення особових карток працівників.

Процедура регулюється законодавством Росії і передбачає використання уніфікованої форми документа, яка затверджена Постановою Держкомстату. За формою закріплений номер T-2.

Структура і особливість документа

Завантажити особисту картку працівника можна, перейшовши за посиланням.
Як основний документ особового складу картка працівника вимагає особливих умов зберігання. Заповнені документи рекомендується тримати в закритому на ключ шафі. До формам T-2 повинен бути заборонений доступ як сторонніх осіб, так і співробітників компанії.

Документи систематизуються за алфавітом і структурним підрозділам. Законодавчо затверджений термін зберігання особистих карток - 75 років. Форма ведеться протягом всього періоду роботи фізособи в конкретній компанії.

Картки звільнених співробітників зберігаються у відділі кадрів окремо. Через 1-3 роки документи передаються в архів компанії. Особа влаштовується на роботу за цивільно-правовим договором - заповнювати на нього форму T-2 не потрібно.

Особова картка працівника включає 11 розділів і шапку:

1. П. І. Б., відомості про склад сім'ї, освіті, стажі роботи, професії, володіння іноземними мовами, фактичне місце проживання, паспортні дані, номер і дата договору вносяться в частину «Загальні відомості».
2. Другий розділ записується докладна інформація про військовий облік.
3. Відомості про прийом, переведення на роботу в компанії фіксуються на підставі відповідних наказів. Інформація цього розділу дублює записи в трудовій книжці.
4. Атестація.
5. Підвищення кваліфікації.
6. Професійна перепідготовка.
7. В розділ вносяться відомості про заохочення, нагороди.
8. Частина повинна містити інформацію про всі види відпусток протягом періоду роботи в компанії.
9. Соціальні пільги.
10. Додаткові відомості.
11. Інформація про звільнення.

Документ має формат А3. Дані про працівника вносяться з обох сторін. Для забезпечення схоронності форми T-2 протягом 75 років особисті картки рекомендується роздруковувати на тонкому картоні.

Функціональне призначення

Форма T-2 вирішує ряд питань кадрового діловодства та управління:

• систематизація персональних даних працівників;
• облік руху кадрів;
• запобігання конфліктним і курйозних ситуацій: підпис працівника стає доказом ознайомлення зі змінами умов праці, переведенням на посаду і т.п. і підтвердженням вірності персональних даних.

Основне значення особової картки - документ прямо підтверджує трудовий стаж фізособи. Включену в форму T-2 інформацію правомірно використовувати для видачі довідки про роботу за сумісництвом, заповнення дубліката трудової книжки.

Особисту картку працівника слід відрізняти від анкети - документа, який не має затвердженої законодавчо форми. Включати її в номенклатуру справ компанії необов'язково. Анкета заповнюється особисто працівником у довільній формі.

Хто відповідає за оформлення?

Документальне оформлення трудових відносин знаходиться в компетенції відділу кадрів організації. Введення особистих карток працівників покладається на співробітника даного структурного підрозділу: начальника відділу, спеціаліста, юриста, діловода, експерта, юрисконсульта.

Особа може займати інші посади, передбачені штатним розписом підприємства. Кадрова служба в організації відсутній - трудові відносини оформляє бухгалтер, помічник (секретар) керівника. Обов'язкова умова - в належній інструкції відповідального за оформлення форми T-2 працівника необхідно прописати відповідну функціональну обов'язок.

Документи - підстави для заповнення

Відбувається прийом на роботу в компанію - з працівником укладається договір, видається наказ. Після цього на нового співробітника заводиться особова картка. Крім укладеного договору про прийняття на роботу в штат або за сумісництвом для заповнення форми знадобляться документи:

• паспорт;
• СНІЛС;
• трудова книжка (завірена на основному місці роботи копія - для сумісників);
• документи про освіту, ступенях, підвищенні кваліфікації, проходження перепідготовки;
• документи військового обліку;
• ІПН;
• документи про нагородження.

Зазначених в документах відомостей недостатньо для оформлення особової картки працівника - відповідальне за заповнення форми T-2 особа має право запросити інші документи:

• про додаткову професії;
• роботу за сумісництвом;
• наявності дітей;
• фактичне місце проживання.

Основні правила заповнення

Заповнення особової картки працівника проводиться строго відповідно до наданих фізособою документами.

Найменування компанії, назви навчальних закладів, вид роботи, іноземна мова і т.д. записуються повністю. Скорочення допускаються в графі «Стать» - М або Ж - і при заповненні інформації про населені пункти (місце народження, проживання). У графі «Алфавіт» вказується перша буква прізвища.

З кожним записом 3 розділу форми T-2 працівник знайомиться під розпис. При відмові фізособи проставити підпис в картку заноситься відповідна відмітка і складається акт (форма документа - вільна).

Законодавство допускає внесення додаткових рядків в розділи документа. Внесення інших змін до форми T-2 забороняється.

Допускається занесення загальної інформації про працівника, відомостей про військовий облік в електронному вигляді. Однак необхідність ознайомлення працівника під розпис з інформацією 3 розділу вимагає обов'язкову роздруківку документа.

При зміні даних стара інформація (наприклад, прізвище до вступу в шлюб) акуратно закреслюється, вказується документ - підстава для внесення зміни і нові відомості. Оновлення інформації працівник відділу кадрів запевняє підписом, записує дату.

Особова картка працівника заповнюється в спеціальній комп'ютерній програмі - кодування відомостей відбувається автоматично. В інших випадках питання про необхідність проставлення кодів вирішується керівництвом компанії. Законодавчі документи про обов'язкове кодування відомостей відсутні.

При заповненні і веденні форм T-2 слід пам'ятати: неуважність, плутанина в документообіг - невеликі проблеми для організації. Порушення законодавчих нормативів по кадровому діловодству може стати серйозною неприємністю для керівника, аж до притягнення до адміністративної, кримінальної відповідальності.