- Структура і особливість документа
- Функціональне призначення
- Хто відповідає за оформлення?
- Документи - підстави для заповнення
- Основні правила заповнення
Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/
Кадровий облік - значна частина адміністративної діяльності компанії - регулює трудові відносини і оптимізує процес управління персоналом. Обов'язковий елемент кадрового обліку в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми та чисельності співробітників - заповнення та ведення особових карток працівників.
Процедура регулюється законодавством Росії і передбачає використання уніфікованої форми документа, яка затверджена Постановою Держкомстату. За формою закріплений номер T-2.
Структура і особливість документа
Завантажити особисту картку працівника можна, перейшовши за посиланням.
Як основний документ особового складу картка працівника вимагає особливих умов зберігання. Заповнені документи рекомендується тримати в закритому на ключ шафі. До формам T-2 повинен бути заборонений доступ як сторонніх осіб, так і співробітників компанії.
Документи систематизуються за алфавітом і структурним підрозділам. Законодавчо затверджений термін зберігання особистих карток - 75 років. Форма ведеться протягом всього періоду роботи фізособи в конкретній компанії.
Картки звільнених співробітників зберігаються у відділі кадрів окремо. Через 1-3 роки документи передаються в архів компанії. Особа влаштовується на роботу за цивільно-правовим договором - заповнювати на нього форму T-2 не потрібно.
Особова картка працівника включає 11 розділів і шапку:
- П. І. Б., відомості про склад сім'ї, освіті, стажі роботи, професії, володіння іноземними мовами, фактичне місце проживання, паспортні дані, номер і дата договору вносяться в частину «Загальні відомості».
- Другий розділ записується докладна інформація про військовий облік.
- Відомості про прийом, переведення на роботу в компанії фіксуються на підставі відповідних наказів. Інформація цього розділу дублює записи в трудовій книжці.
- Атестація.
- Підвищення кваліфікації.
- Професійна перепідготовка.
- В розділ вносяться відомості про заохочення, нагороди.
- Частина повинна містити інформацію про всі види відпусток протягом періоду роботи в компанії.
- Соціальні пільги.
- Додаткові відомості.
- Інформація про звільнення.
Документ має формат А3. Дані про працівника вносяться з обох сторін. Для забезпечення схоронності форми T-2 протягом 75 років особисті картки рекомендується роздруковувати на тонкому картоні.
Функціональне призначення
Форма T-2 вирішує ряд питань кадрового діловодства та управління:
- систематизація персональних даних працівників;
- облік руху кадрів;
- запобігання конфліктним і курйозних ситуацій: підпис працівника стає доказом ознайомлення зі змінами умов праці, переведенням на посаду і т.п. і підтвердженням вірності персональних даних.
Основне значення особової картки - документ прямо підтверджує трудовий стаж фізособи. Включену в форму T-2 інформацію правомірно використовувати для видачі довідки про роботу за сумісництвом, заповнення дубліката трудової книжки.
Особисту картку працівника слід відрізняти від анкети - документа, який не має затвердженої законодавчо форми. Включати її в номенклатуру справ компанії необов'язково. Анкета заповнюється особисто працівником у довільній формі.
Хто відповідає за оформлення?
Документальне оформлення трудових відносин знаходиться в компетенції відділу кадрів організації. Введення особистих карток працівників покладається на співробітника даного структурного підрозділу: начальника відділу, спеціаліста, юриста, діловода, експерта, юрисконсульта.
Особа може займати інші посади, передбачені штатним розписом підприємства. Кадрова служба в організації відсутній - трудові відносини оформляє бухгалтер, помічник (секретар) керівника. Обов'язкова умова - в належній інструкції відповідального за оформлення форми T-2 працівника необхідно прописати відповідну функціональну обов'язок.
Документи - підстави для заповнення
Відбувається прийом на роботу в компанію - з працівником укладається договір, видається наказ. Після цього на нового співробітника заводиться особова картка. Крім укладеного договору про прийняття на роботу в штат або за сумісництвом для заповнення форми знадобляться документи:
- паспорт;
- СНІЛС;
- трудова книжка (завірена на основному місці роботи копія - для сумісників);
- документи про освіту, ступенях, підвищенні кваліфікації, проходження перепідготовки;
- документи військового обліку;
- ІПН;
- документи про нагородження.
Зазначених в документах відомостей недостатньо для оформлення особової картки працівника - відповідальне за заповнення форми T-2 особа має право запросити інші документи:
- про додаткову професії;
- роботу за сумісництвом;
- наявності дітей;
- фактичне місце проживання.
Основні правила заповнення
Заповнення особової картки працівника проводиться строго відповідно до наданих фізособою документами.
Найменування компанії, назви навчальних закладів, вид роботи, іноземна мова і т.д. записуються повністю. Скорочення допускаються в графі «Стать» - М або Ж - і при заповненні інформації про населені пункти (місце народження, проживання). У графі «Алфавіт» вказується перша буква прізвища.
З кожним записом 3 розділу форми T-2 працівник знайомиться під розпис. При відмові фізособи проставити підпис в картку заноситься відповідна відмітка і складається акт (форма документа - вільна).
Законодавство допускає внесення додаткових рядків в розділи документа. Внесення інших змін до форми T-2 забороняється.
Допускається занесення загальної інформації про працівника, відомостей про військовий облік в електронному вигляді. Однак необхідність ознайомлення працівника під розпис з інформацією 3 розділу вимагає обов'язкову роздруківку документа.
При зміні даних стара інформація (наприклад, прізвище до вступу в шлюб) акуратно закреслюється, вказується документ - підстава для внесення зміни і нові відомості. Оновлення інформації працівник відділу кадрів запевняє підписом, записує дату.
Особова картка працівника заповнюється в спеціальній комп'ютерній програмі - кодування відомостей відбувається автоматично. В інших випадках питання про необхідність проставлення кодів вирішується керівництвом компанії. Законодавчі документи про обов'язкове кодування відомостей відсутні.
При заповненні і веденні форм T-2 слід пам'ятати: неуважність, плутанина в документообіг - невеликі проблеми для організації. Порушення законодавчих нормативів по кадровому діловодству може стати серйозною неприємністю для керівника, аж до притягнення до адміністративної, кримінальної відповідальності.
Хто відповідає за оформлення?