Резервні копії не замінять архівування

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

Створення резервних копій та архівування виконують абсолютно різні функції. Завдання архівування - зберегти документи, файли та електронні листи таким чином, щоб навіть через багато років їх можна було легко і швидко знайти за допомогою заданих критеріїв пошуку. Крім того, необхідно забезпечити справжність документів. А резервні копії дозволяють максимально швидко відновити дані на якийсь певний момент часу.

При розробці проектів з архівування слід заздалегідь визначити найближчі і віддалені цілі: підвищення продуктивності, дотримання правових приписів (Compliance) і т.д. Наприклад, якщо комусь із співробітників дається завдання на доопрацювання якогось пристрою, то йому відразу ж знадобляться певні документи, зокрема, найновіша версія відповідного файлу і інформація про те, де і ким він оброблявся в минулому. Якщо зображення не переведено в цифрову форму, а існує лише на папері і знаходиться в іншому місці, то продуктивна робота неможлива. Однак навіть якщо все необхідне є в цифровому вигляді, але не класифіковано і не забезпечено однозначними характеристиками, то зібрати інформацію в повному обсязі дуже важко. При пошуку на файлових серверах, як правило, дуже важко вибрати найостаннішу редакцію креслення і зрозуміти, хто з цим файлом працював раніше.

Якщо рішення для архівування має відповідати вимогам аудиту, то обов'язково враховуються терміни зберігання документів. Відповідно до пунктів 239 і 257 торгового кодексу, а також параграфу 147 податкового законодавства ФРН, терміни зберігання договорів в Німеччині становлять від шести до десяти років. В окремих галузях вони збільшені до 20 (торгівля земельними ділянками) і 30 (медичні карти) років.

Нормативний акт «Принципи належного бухгалтерського обліку із застосуванням засобів електронної обробки даних» (Grundsaetze ordnungsgemaesser, Datenverarbeitung gestuetzter Buchfuehrungssysteme, GoBS) регулює поводження з даними в архівних системах, «придатних для аудиту». При необходимос-ти підприємство повинно довести, що воно дотримується всіх вимог, пред'явивши документи, відповідні GoBS. У зв'язку з цим слід також згадати про питання дотримання законодавства в певних галузях економіки: мова йде про таких актах, як Sarbanes-Oxley, Basel II або Bafin.

Архівування здійснюється на два основних типи носіїв. По-перше, це рішення з одноразовим записом і багаторазовим читанням (Write Once, Read Many, WORM) у вигляді Автозавантажувач дисків DVD: цифрова інформація записується на DVD, і її вже не можна змінити. Друга можливість - системи адресації зберігання у вмісті (Content Addressed Storage, CAS) зі спеціальними жорсткими дисками, коли для однозначної ідентифікації оцифрована інформація забезпечується індивідуальним відбитком (Fingerprint), присвоюється архівіруемих файлу.

РЕЗЕРВНЕ ДОКУМЕНТІВ

Спочатку, крім визначення вимог ІТ, слід з'ясувати, які документи потрібно архівувати. Чи потрібна класифікація, і якщо так, то за якими ознаками? Спеціалізоване ПО для архівації документів підтримує функції індексації та пошуку інформації, а їх облік спрощується завдяки концепціям класифікації. Зазвичай програмне забезпечення надає інтерфейси до різних стандартних додатків. Якщо потрібно довгострокове зберігання, треба подумати і про те, що через якийсь час ту чи іншу програму вже не буде використовуватися, тому знадобляться спеціальні конвертери або програми для перегляду документів. Конвертація у формати TIFF і PDF вважається надійною з точки зору її відтворення в майбутньому, але вона повинна здійснюватися зі збереженням всіх метаданих і можливостей пошуку.

РЕЗЕРВНЕ КОПІЮВАННЯ

Регулярне архівування дозволяє знизити обсяг файлів для резервного копіювання. У разі останнього доводиться враховувати відмінність між файлами і базами даних, а також - в організаційному плані - між циклом резервного копіювання та наданням даних.

Стандартно передбачається повне резервне копіювання (Full Backup) один раз на тиждень і додаткове щоденне инкрементальное копіювання. Останнє веде до того, що при повному відновленні даних їх обсяг збільшується, іноді двічі. Тому зазначений спосіб найбільш придатний для невеликого коли-пра даних. При значних обсягах інтервал часу для відновлення обмежений, тому виконується лише щоденне повне резервне копіювання.

Застосування «синтетичного резервного копіювання» дозволяє уникнути необхідності щоденного повного перенесення даних з клієнта на резервний ландшафт. Замість цього спочатку здійснюється повне резервне копіювання, а потім - инкрементальное, коли застарілі дані повної копії замінюються на нові. Далі система дублює цю «синтетичну» резервну копію з кешу на стрічку у вигляді повної фізичної резервної копії ( см. Малюнок 1 ).

В результаті у користувача повинна зберігатися остання повна резервна копія на дисковому кеші або ж найбільш близька за часом остання повна резервна копія на стрічці, включаючи всю інформацію і дані, необхідні для повного відновлення. Для підвищення продуктивності процесу резервного копіювання призначені для користувача дані направляються в стрічкові бібліотеки через дисковий кеш. Крім стрічкових систем, все частіше зустрічаються дискові системи зберігання, здатні емулювати відповідні стрічкові системи (віртуальні стрічкові бібліотеки).

ЗАПАСНІ КОПІ§ БАЗ ДАНИХ

Під час резервного копіювання баз даних необхідно звертати увагу не тільки на створення видаленої копії, але і на її узгодженість. Як правило, бази даних містять великі обсяги інформації, тому процес резервного копіювання затягується надовго. Тим часом в вихідну базу даних можуть бути внесені зміни. Існує велика ймовірність того, що області з файлами, копії яких вже створені, зміняться, а в ще не збережених сегментах з'являться нові метадані. Така резервна копія абсолютно марна - її не можна відновити до функціональної бази даних.

Для протидії цьому явищу постачальники відповідних рішень розробили інтерфейси оперативного резервного копіювання, такі як Oracle Recovery Manager (RMAN). Тепер разом з інтерфейсами до клієнтських програм резервного копіювання дані можна зберігати безпосередньо - з бази даних на носій резервної копії. Одночасно механізми RMAN дозволяють зберегти все, що необхідно для забезпечення узгодженості резервних копій.

Клаус Зандер - менеджер по послугах центру обробки даних компанії BT Germany.

Особливості архівування електронної пошти в Росії

Архівування та створення резервних копій не одне і те ж. Перше передбачає постійне збереження нових об'єктів даних, що дозволяє відстежити черговість їх змін і швидко відновити інформацію, що цікавить версію файлу. Друге має на увазі створення зрізу інформації на певний момент часу. Таким чином, при резервному копіюванні можлива втрата проміжної інформації: якщо в інтервалі між двома зрізами файл змінювався кілька разів, то відновити документ вдасться тільки на певний період часу. Архівування ж дозволяє послідовно відтворити всі зміни.

Стосовно до електронної пошти це означає, що тільки архівування дозволяє зберегти всю переписку користувачів, як цього вимагають регламентуючі документи або внутрішня політика безпеки. У разі резервного копіювання будь-який користувач, в тому числі і зловмисник, в інтервалах між створенням резервних копій може видалити з сервера або частина повідомлень, або все відразу, і резервна копія виявиться «порожній». Архівування дозволяє копіювати кожен лист, і, видаливши його, користувач не зможе вплинути на стан архіву.

Реалії російського ринку такі, що ведення архіву носить добровільно-рекомендаційний характер. У США і країнах Європи інша ситуація: якщо компанія заявляє про відповідність вимогам стандартів FOIA, ISO 17799, ISO 13335, SOX, HIPAA, то ведення архіву електронної пошти є для неї обов'язковим. Сьогодні на ринку не так багато реально працюючих рішень (як програмних, так і апаратних). Основна проблема, з якою стикаються користувачі, полягає в підтримці рішенням або всього однієї платформи (Windows, UNIX або Linux), або єдиного продукту (в більшості випадків це Microsoft Exchange Server). Кроссплатформенноє рішення з підтримкою всіх протоколів і видів серверів (POP3, IMAP, Exchange, Domino і ін.) До певного моменту ніхто не пропонував.

Ще один складний і важливий питання - час пошуку. Одна з російських банківських структур на гіркому досвіді переконалася в необхідності установки системи архівування після того, як для розгляду в європейському суді п'ять її співробітників змушені були витратити тиждень, щоб знайти і відновити в системі резервного копіювання шукану листування. Після інциденту замовник усвідомив необхідність в такій системі архівування, яка, по-перше, вимагала б менших трудовитрат при пошуку повідомлень і, по-друге, забезпечувала б архівування всієї електронної пошти компанії і можливість подальшого використання при проведенні як внутрішніх, так і зовнішніх розслідувань.

На практиці ведення архіву електронної пошти дозволяє відстояти в суді як особисті інтереси, так і інтереси компанії. У Європі та США надання історії таких повідомлень вважається звичайною практикою, причому в багатьох країнах ця вимога є обов'язковою, а термін давності архіву досягає 20 років. У Росії існує кілька документів, що регламентують ведення архіву. Найбільш актуальні: Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» і СТО БР Іббсе-1.0-2006. На жаль, російського досвіду використання електронної пошти в якості доказів у суді недостатньо для того, щоб назвати це звичайною практикою, але випадки не поодинокі, і судді все частіше розглядають електронну переписку як один з аргументів. Як би там не було, до певного моменту впровадження системи архівування буде особистою справою кожного керівника. Однак прикладів і доказів на користь ведення корпоративного архіву тисячі, і рано чи пізно його ефективність оцінять всі керівники, які поважають репутацію і інтереси своєї компанії.

Дмитро Дмитрієв - директор по новим технологіям Netwell.

Малюнок 1. Алгоритм дії синтетичного резервного копіювання.