Складання ділового листа

1. Складання ділового листа. Звернення і вітання.

Наша взаимовыгодная связь https://banwar.org/

20 Лютий 2012 Євген Нєдєлін переглядів:

Складання ділового листа. Звернення і вітання.

У цій статті - розмова піде про складання ділового листа, а саме про звернення і привітання в діловому листі. Яких помилок важливо уникнути, щоб виглядати в очах ділового адресата не смішно, а гідно? Поділюся з вами своїми правилами і спостереженнями.

1. Форма вітальній фрази.

Не варто вживати фразу «Доброго времени суток!». Навіть якщо ми керуємося при цьому бажанням відповідати часовому поясу адресата. Фраза звучить таким несмаком і навіть вульгарно. Краще використовувати нейтральні варіанти: «Здрастуйте», «Добрий день». По можливості, добре додати до цього привітання ім'я адресата. Набагато приємніше замість безликого «Здрастуйте!» Отримати персональне: «Здрастуйте, Тамара!».

2. Форма імені.

Не слід вживати при зверненні до ділового партнера / клієнта коротку форму імені: «Саш» замість «Саша», «Ань» - замість «Аня». Яким би демократичним не був стиль нашого листа, і наскільки давньою не була б листування. Те, що добре і звично звучить в усному мовленні, на листі виглядає занадто просторічним варіантом. Не беруся говорити про будь-якому адресата, але мені таке звернення нагадує простацьких героїв пісні Висоцького: «Ой, Вань, гляди, які клоуни!».

Якщо велике бажання зберегти жвавість стилю усного спілкування і його неформальний характер - досить використовувати просту форму імені: «Аня» замість «Анна», «Саша» - замість «Олександр».

Кілька слів - про вживання в листі імені або імені з по батькові.

Таке питання часто виникає. Тут важливо дотримуватися тієї інформації, яка у нас є про адресата. Такою інформацією може бути: візитка; поле «From» / «Від кого» або блок контактної інформації з підписом, якої закінчується лист.

Якщо в візитці або в підписі до свого листа наш адресат вказує ім'я (а не ім'я та по батькові) - то все просто, питань немає, звертаємося по імені ( «Здрастуйте, Світлана!»).

А якщо в одному блоці - інформація одна, а в іншому - інша?

Наприклад, в поле «From» / «Від кого» зазначено «Світлана Котова»:

Subject: Запит інформаціїDate: Mon, 18 Oct 2010From: Світлана КотоваTo: Тамара Воротинцева

А в підписі в тілі листа адресат написав:

З повагою,

Світлана Василівна Котова

Менеджер з персоналу

ТОВ «Трензор»

Як в такому випадку краще звернутися в листі: «Світлана» або «Світлана Василівна»?

Я віддаю перевагу другому варіанту. Поясню чому: блок контактної інформації з підписом адресат поміщає в лист власноруч. Він підписується так, як йому звично і комфортно. Інформація в полі «Від кого» / «From» часто заповнюється не самим власником даного e-mail адреси. Нерідко в компаніях параметри поштової скриньки співробітника налаштовують IT- фахівці. Встановлений таким чином в основу можуть бути покладені інші підстави, ніж комфорт і етичні переваги користувача даного e-mail адреси.

Правило, яким я слідую: якщо хоча б в одному з блоків інформації фігурує ім'я та по батькові - звертаюся по імені та по батькові. Керуюся простим міркуванням: з двох варіантів це гранично коректний.

3. Якщо ім'я адресата невідомо.

Досить часто буває, що листи, які ми отримуємо, не містять інформації про ім'я адресата, а відповідати, проте, потрібно. У цьому випадку доречно вжити нейтральне «Здрастуйте!». А можна кілька персоніфікувати це вітання зверненням до адресата (вказавши на приналежність до того чи іншого процесу, функції або ін.): «Здрастуйте, шановний користувач нашого сервісу!» «Добрий день, шановний передплатник!». Я впевнена, що будь-який з персоніфікованих варіантів виграшніше: це прояв уважного ставлення до людини.

4. Ти чи ви?

Відповідь на це питання спочатку лежить в площині вимог етикету (правил поведінки). Згідно з цими правилами, на «ви» слід звертатися до людей старших за віком і службовому становищу. Звернення на «ви» в даному випадку є знаком шанобливого ставлення. Однак при цьому зовсім не означає, що все, до кого ми звертаємося на «ти» (друзі, близькі люди, колеги), не гідні нашої поваги. Справа в тому, що крім вказівки на повагу до віку і статусу, звернення на «ви» ще є способом позначити міжособистісну дистанцію. Психологи кажуть, що існує таке негласне правило (що допомагає пояснити, до кого ми звертаємося на «ти», а до кого - на «ви»): якщо наше спілкування з людиною передбачає можливість фізичного контакту (доторкнутися, поплескати по плечу, обійняти і т . Д.) - органічно і доречно використання «ти» -Звернення. Якщо ж наше спілкування - це тільки мовної варіант - краще вибрати «ви». Як бачите, формула досить проста. «Ти» вказує на близькість відносин, «ви» - фіксує наявність дистанції. Якщо повернутися до питань ділового листа, то дія цієї формули також зберігається. Як то кажуть, «думайте самі, вирішуйте самі ...». Я в листі віддаю перевагу «ви» -Звернення.

На сьогодні це все, мої дорогі читачі.

Вибирайте доречні звернення і привітання у вашій ділової та особистої кореспонденції! Встановлюйте правила конструктивного і комфортного людського спілкування!

Тамара Воротинцева

Подивіться фрагмент тренінгу E-mail листування в бізнесі. Міні-лекція «Три крапки уваги в листі»:

Зверніть увагу на наші тренінгові програми, які можуть вам допомогти:

Статті по темі:

Рейтинг публікації:

Поділитися в соціальних мережах: