Разработка сайта для Вашего бизнеса. Веб дизайн. Дизайн логотипа, фирменного стиля, рекламная фотография . Комплексный рекламный креатив.

Ralex. We do the work.
На рынке с 1999го года. Средняя ценовая категория. Ориентация на эффективность решений.
Ознакомтесь с нашим портфолио
Узнайте больше о услугах
Свяжитесь с нами:
E-mail: [email protected]
Tel: (044) 587 - 84 - 78
Custom web design & дизайн и разработка сайта "под ключ"
Креативный, эффективный дизайн. Система управления сайтом (СУС).
Custom flexible разработка систем электронной коммерции
Система e-commerce разрабатывается под индивидуальные потребности. Гибкая функциональность.
Search Engine Optimzation & оптимизация под поисковые системы (SEO)
Постоянная оптимизация и мониторинг сайта в поисковых системах. Достигаем результата быстро и эффективно
Custom logo design & дизайн логотипа и фирменного стиля
Многолетний опыт. Огромное портфолио. Уникальное предложение и цена.
профессиональная рекламная фотография
креативно, смело, качественно
Custom logo design & рекламный креатив. дизайн рекламы
Многолетний опыт. Огромное портфолио. Уникальное предложение и цена.

Використовуємо Office Live для спільної роботи

Microsoft Office Live доступний широкому колу користувачів вже досить давно. Ця онлайн-служба позиціонується як природне продовження технологій Microsoft Office і одночасно є подальшим розвитком можливостей служб Windows Live в рамках реалізації компанією Microsoft стратегії Software + Services, тобто комбінованого розгортання програмного забезпечення - локально і в режимі онлайнової служби Internet.

Через Microsoft Office Live компанія Microsoft популяризує своє бачення платформи для організації спільної роботи. Клієнтам з обмеженими фінансовими можливостями і відносно скромними запитами, а саме індивідуальним користувачам (і групам) і підприємствам малого бізнесу, в рамках Microsoft Office Live безкоштовно надається цілий ряд можливостей, доступних в «серйозних» рішеннях, таких як Microsoft Office Sharepoint Server, Windows Sharepoint Services і Microsoft Office Groove.

Які ж можливості надає Microsoft Office Live? Цей набір служб дозволяє створити Web-портал, надати колективний доступ до його робочим областям і організувати спільну роботу над які у них документами, причому це буде набагато ефективніше, ніж простий обмін повідомленнями через електронну пошту і документами через файловий сервер.

Даний набір служб орієнтований на дві цільові групи споживачів. Перша - це індивідуальні користувачі або віртуальні робочі групи, що складаються з колег, друзів, однодумців або навіть родичів, які хочуть мати тимчасову або постійну онлайн-майданчик для зберігання, доступу та спільної роботи з документами і файлами. Для них пропонується Microsoft Office Live Workspace ( http://workspace.officelive.com ). У компанії Microsoft ( http://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/cc891480.aspx ) Називають такий варіант надання служб приєднується, тобто він призначений для розширення і збагачення можливостей існуючих настільних додатків.

Друга цільова група зацікавлена ​​в організації онлайн-офісу і нескладного документообігу невеликої компанії або приватного бізнесу, але поки не має можливості серйозних капіталовкладень в ІТ. У той же час такі споживачі розуміють, що присутність в онлайні - дуже важливий фактор ведення бізнесу, і дуже хочуть «заявити про себе в Internet». Для цієї групи пропонується Microsoft Office Live Small Business ( http://smallbusiness.officelive.com ), Який на додаток до попереднього варіанту надає ряд додаткових послуг, включаючи створення Web-сайту компанії, поглиблені можливості адміністрування спільної роботи і навіть інструменти CRM. Microsoft відносить Office Live Small Business до категорії готової служби, а ряд незалежних експертів зараховують його до категорії «полегшеного SharePoint», що багато в чому виправдано. Microsoft не приховує, що Microsoft Office Live (далі Office Live) реалізований на технологіях Windows SharePoint Services v.3.0.

Основна привабливість цих двох рішень, незважаючи на деякий недолік функціональності, полягає в тому, що вони безкоштовні. Однак навіть в безкоштовному варіанті присутні найістотніші елементи, які потребуються в контексті ведення спільної роботи, а саме: інтегрована електронна пошта, управління документами, календарі, контакти і управління завданнями, публікація контенту в Internet, можливість миттєвого обміну повідомленнями, контроль присутності і доступ для мобільних співробітників.

Саме ця теза і послужить планом для розгляду всіх переваг і деяких недоліків Microsoft Office Live Small Business і Microsoft Office Live Workspace Beta на практичному прикладі організації спільної роботи для постійно діючої віртуальної робочої групи підприємства.

Постановка завдання в моєму прикладі з Office Live виглядає наступним чином: персонал, зайнятий в деякому проекті, перебуває в різних офісах; розгортання середовища для колективної роботи учасників проекту не повинно спричинити за собою ніяких додаткових витрат, втручання в уже наявну ІТ-інфраструктуру неприпустимо і вимагає відсутніх привілеїв; оточення для спільної роботи повинно бути простим і добре знайомим членам команди і в принципі виключати їх навчання. До того ж, як це завжди буває, все повинно було працювати «вже вчора», а проект вимагає досить тривалого часу.

Серед можливих варіантів вирішення вибір припав на Office Live Small Business. У даній статті я не буду розглядати альтернативи і порівнювати їх, однак наявність офісного пакету Microsoft Office 2007 і його прозора інтеграція з сервісом зіграли вирішальну роль у виборі рішення.

Початок роботи та загальне адміністрування

Після нескладної реєстрації відбувається перехід на стартову сторінку служби. Інтерфейс стартової сторінки прямолінійний і зрозумілий. Для адміністратора (власника порталу) стартова сторінка (екран 1) логічно розділена на шість областей, кожна з яких відповідає за свій аспект роботи зі службами.

Для адміністратора (власника порталу) стартова сторінка (екран 1) логічно розділена на шість областей, кожна з яких відповідає за свій аспект роботи зі службами

Головне меню у верхній частині сторінки дозволяє отримати доступ до основних складових служби «одним клацанням». Далі йде список з нагадуванням про три важливі кроки, які необхідно зробити для того, щоб служба почала працювати: сконструювати Web-сайт для свого бізнесу, отримати доменне ім'я і створити поштовий ящик. Ну а основну площу стартової сторінки займають чотири «квадранта»:

  • Check Office Live Mail - пошта і календар;
  • Build Your Web Site - побудова сайту і управління його доменним ім'ям;
  • Share Documents - доступ до робочих областях і документам Workspaces;
  • Manage Your Office Live Account - адміністрування облікових записів і послуг, що надаються.

Для початку спільної роботи адміністратору, а в подальшому і іншим членам команди необхідно мати облікові записи Windows Live. Особлива краса рішення полягає в тому, що кожному користувачеві порталу не потрібно про це думати. Це робить адміністратор і дуже простим способом - заводить поштову скриньку для конкретного співробітника. Йому потрібно вибрати опцію Account Management (управління обліковими записами) в робочій області Manage Your Office Live Account, увійти в режим управління обліковими записами і вибрати E-Mail accounts-Create New Email Account (екран 2).

Розмір поштової скриньки для кожного облікового запису становить 5 Гбайт. Після реєстрації адміністратор зберігає контроль над зареєстрованими учасниками спільної роботи: є функції Reset Password, тобто «скидання» пароля в разі його втрати або компрометації і Delete - видалення облікового запису, якщо вона стала неактуальною. Всього можна створити 100 облікових записів, цього більш ніж достатньо для будь-якого проекту. Однак повторне використання віддаленої облікового запису можливо тільки через 90 днів.

Тут же, в розділі Account Management, через посилання Users & Permissions можна роздати дозволу на використання бізнес-додатків Business Applications (це умовно-безкоштовна сторона служби) для п'яти членів команди (екран 3). Якщо необхідна більша кількість учасників, то їх число можна збільшити, але вже платно.

Якщо необхідна більша кількість учасників, то їх число можна збільшити, але вже платно

Далі створення порталу для спільної роботи може піти за двома сценаріями: через інтеграцію з Office Live Workspace Beta і шляхом використання комплекту з трьох бізнес-додатків, доступних в Office Live Small Business: Document Manager - бібліотеки для зберігання документів, Team Workspace - робочої області для спільної роботи і Time Manager - планувальника ресурсів (екран 4).

Далі створення порталу для спільної роботи може піти за двома сценаріями: через інтеграцію з Office Live Workspace Beta і шляхом використання комплекту з трьох бізнес-додатків, доступних в Office Live Small Business: Document Manager - бібліотеки для зберігання документів, Team Workspace - робочої області для спільної роботи і Time Manager - планувальника ресурсів (екран 4)

Другий варіант мені спочатку видався більш прийнятним, враховуючи виключно розвинені можливості цих програм, які, по суті, є ще одним втіленням Windows Sharepoint Services (WSS). Однак при найближчому розгляді виявилось, що WSS в цьому варіанті мають ряд істотних обмежень: виділяється всього лише 50 Мбайт для зберігання ресурсів на порталі, на відміну від 5 Гбайт в Workspace; можна використовувати тільки п'ять облікових записів (100 користувачів для Workspace), а локалізація інтерфейсу на російську або українську мови поки неможлива, хоча це і передбачено в налаштуваннях. Звичайно, можна придбати додатковий простір і додаткові облікові записи за символічну плату, але такий підхід суперечить умовам нашої «завдання». Та й для впевненої роботи недосвідченого користувача в інтерфейсі SharePoint все-таки буде потрібно початкове навчання. Тому спільну роботу з документами довелося організовувати в Workspaces.

Спільна робота з документами та управління завданнями

Доступ до файлів в Workspaces надається в розділі Share Documents стартової сторінки, через який Offile Live Small Business інтегрується з Offiсe Live Workspace Beta, або через меню в заголовку сторінки. Документи в робочі області або їх можна завантажити з локальної робочої станції, або створюються прямо «на місці», не покидаючи браузера. Є можливість створення і перегляду в режимі онлайн, прямо в браузері, документів формату Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint, швидких заміток і різного роду списків: завдань, контактів, подій. Крім того, підтримується посторінковий перегляд документів формату * .pdf і * .xps (екран 5).

xps (екран 5)

Але до того як робочі області будуть заповнені необхідною вмістом, їх необхідно створити і надати в колективне використання. За замовчуванням створюється особиста робоча область під назвою Documents ( «Документи»). Це простір не можна надати в загальний доступ цілком. Але з окремими документами в ньому це зробити можна. Тому для спільної роботи потрібно згенерувати окрему робочу область, структура якої визначається або вручну, або на основі визначених шаблонів (екран 6).

Тому для спільної роботи потрібно згенерувати окрему робочу область, структура якої визначається або вручну, або на основі визначених шаблонів (екран 6)

Власник або адміністратор порталу може відкривати доступ до окремих файлів або цілим робочим областям, просто вказавши адреси електронної пошти учасників з раніше згенерованого пулу. Доступ можливий в режимі «тільки для читання» ( «Спостерігач») або «читання і редагування» ( «Редактор»). Якщо необхідна можливість спільного спостереження за роботою з документами, то можна відкрити можливість перегляду документів без необхідності авторизації в службі (екран 7), але все одно буде потрібно створити обліковий запис Windows Live для аутентифікації.

Якщо необхідна можливість спільного спостереження за роботою з документами, то можна відкрити можливість перегляду документів без необхідності авторизації в службі (екран 7), але все одно буде потрібно створити обліковий запис Windows Live для аутентифікації

Ті користувачі, яким адміністратор визначив роль редактора, можуть вносити зміни в документи, а реалізований в робочих областях механізм контролю версій дозволяє переглядати і змінювати будь-яку попередню редакцію документа. Журнал версій в сукупності ще з одним властивістю робочих областей - коментарями користувачів - дає можливість більш точно відслідковувати зміни і обґрунтовано, за результатами «колективного обговорення», приймати рішення про остаточний варіант. Учасники спільної роботи в ролі спостерігачів змінювати документи не можуть, а й управі переглядати їх і залишати коментарі, як показано на екрані 8.

Учасники спільної роботи в ролі спостерігачів змінювати документи не можуть, а й управі переглядати їх і залишати коментарі, як показано на екрані 8

Крім того, всі події, що призвели до зміни стану документа, реєструються в окремому журналі подій - це ще один спосіб протоколювання дій при спільній роботі. Інформацію про всі події може надсилатися членам робочої групи по електронній пошті, якщо вони виставляють відповідний прапорець: «Відправляти мені ел. повідомлення про події »(екран 9).

повідомлення про події »(екран 9)

На екрані 10 наведено приклад такого оповіщення про зміни, що прийшов в поштову скриньку користувача.

На екрані 10 наведено приклад такого оповіщення про зміни, що прийшов в поштову скриньку користувача

Однією з яскравих особливостей Office Live є активне використання настільних додатків Microsoft Office для полегшення доступу до документів та їх редагування. Саме тому Office Live розглядається іноді як Web-розширення функціональності пакета Microsoft Office.

Для інтеграції додатків Microsoft Office з Office Live на локальному комп'ютері необхідно встановити дві надбудови: оновлення Office Live 1.3 (Office Live Update), яке відповідає за прозорий доступ до робочих областей Office Live з програм Microsoft Office Word, Excel і PowerPoint, а також додаток Outlook Connector, яке дозволяє синхронізувати пошту, календарі, завдання і контакти з обліковими записами на Office Live і Hotmail.

Після установки оновлення Office Live в меню перерахованих вище офісних додатків будуть додані два нових пункти для відкриття і збереження файлів, що зберігаються на сервері, і браузером можна не користуватися (екран 11).

Після установки оновлення Office Live в меню перерахованих вище офісних додатків будуть додані два нових пункти для відкриття і збереження файлів, що зберігаються на сервері, і браузером можна не користуватися (екран 11)

Важливий аспект спільного використання робочого простору - це регулювання конфліктів доступу до одних і тих же об'єктів на сервері. У Workspace ця ситуація дозволяється таким чином: коли кілька користувачів одночасно намагаються відкрити документ, який вже знаходиться в режимі редагування, їм пропонується або відкрити документ в режимі «тільки для читання», або створити локальну копію для подальшого злиття з оригінальною версією на сервері, коли вона звільниться, або почекати з редагуванням і отримати повідомлення, коли документ буде вільний (екран 12).

У Workspace ця ситуація дозволяється таким чином: коли кілька користувачів одночасно намагаються відкрити документ, який вже знаходиться в режимі редагування, їм пропонується або відкрити документ в режимі «тільки для читання», або створити локальну копію для подальшого злиття з оригінальною версією на сервері, коли вона звільниться, або почекати з редагуванням і отримати повідомлення, коли документ буде вільний (екран 12)

Найбільш доцільним, на мій погляд, є другий варіант: після звільнення документа відбудеться його перезавантаження, злиття, і конфліктуючі зміни будуть автоматично позначені для прийняття рішення по ним.

Ще один важливий аспект спільної роботи - це централізоване управління завданнями і ведення загального календарного плану робіт. У Workspace можна створювати списки подій (календарі) і списки завдань і надавати їх в загальний доступ. Правда, редагування списку подій через Web-інтерфейс відбувається в табличному вигляді, що не зовсім наочно. Тут знову на допомогу приходить функція синхронізації даних, на цей раз з Microsoft Outlook, за допомогою Outlook Connector. Кнопка «Підключення до Outlook» в меню списку подій дозволяє зробити це одним клацанням миші (екран 13).

Підключений календар з'являється в розділі Other Calendars ( «Інші календарі») як календар SharePoint, і його подальше редагування або перегляд, в залежності від наданих дозволів, можна проводити вже в Outlook, з періодичною синхронізацією серверної і локальної версій (екран 14).

Аналогічну дію можна виконувати і зі списками завдань і контактів. Однак синхронізація списків завдань можлива тільки для полів, що створюються за замовчуванням: Title ( «Назва»), Due date ( «Термін виконання»), High Priority ( «Високий пріоритет») і Completed ( «Виконано»). Відсутність таких важливих для спільної роботи атрибутів, як Assigned To ( «Виконавець»), Owner ( «Власник») і Percent Completed ( «Відсоток виконання»), мене дещо бентежило, а синхронізація довільних користувальницьких полів, створюваних вручну, не підтримується. Для списків контактів поля, що не збігаються з оригінальним шаблоном на сервері, теж будуть видалені.

Сайт компанії

Для зберігання інформації сайту компанії в Internet Office Live for Small Business надає 500 Мбайт для безкоштовного хостингу, з можливістю покупки додаткового простору. Посилання Domain Manager в розділі Build Your Web Site стартової сторінки служби дозволяє управляти доменним ім'ям вашого Web-сайту: безкоштовно зареєструвати його в просторі officelive.com або перенаправити на існуюче доменне ім'я. Перенаправлення можливо в двох варіантах: тільки Web-сайту і Web-сайт + пошта (екран 15). Після зміни доменного суфікса для облікових записів пошти отримання пошти на ці облікові записи можливо тільки після повторної реєстрації поштової скриньки з новим ім'ям на Office Live Small Business. Обробка перенаправлення займає від 24 до 72 годин.

Для входу в режим управління контентом сайту (екран 16) достатньо скористатися пунктом Web Site в головному меню. У цьому режимі через панель задач з правого боку можна завантажити різного роду ресурси, які потім будуть використовуватися на Web-сторінках (посилання Image, Document і Template Gallery) і переглянути звіти про відвідуваність сторінок (посилання Reports), які, до речі, служать хорошим засобом статистичного контролю ефективності експлуатації Web-сайту. Є можливість резервного копіювання та відновлення сайту з резервної копії.

Сам сайт створюється в середовищі візуального Web-редактора, на основі готових або користувацьких шаблонів. Редактор володіє багатими можливостями по створенню структури сайту і його оформлення (екран 17). Для досвідчених користувачів передбачений режим, в якому можна підключати динамічний контент (документи, списки, календарі та ін.), Що розміщується в бібліотеках і робочих областях Business Applications (пункт «Module» в меню редактора).

Розсилки, обмін миттєвими повідомленнями і контроль присутності

Служби Live взаємопов'язані і прекрасно доповнюють один одного. У моєму випадку недолік функціональності в Office Live для організації повноцінної спільної роботи, а саме відсутність циркулярних розсилок для робочих підгруп проекту і вбудованого програми миттєвого обміну повідомленнями (як, наприклад, це зроблено в Microsoft Office Groove), був доповнений можливостями Groups ( «Групи» ) в Windows Live і Windows Live Messenger (WLM).

Групи замислювалися як засіб створення і взаємодії співтовариств по інтересах. Обліковий запис групи схожа за призначенням на групи розсилки в Active Directory. Вона дозволяє організувати колективну доставку пошти всій групі за адресою имя_группы@groups.live.com, загальний чат в WLM, загальне сховище файлів, ведення групових обговорень і загального календаря, включаючи порядок денний і список завдань (екран 18).

Windows Live Messenger знайшлося застосування не тільки як з додатком для миттєвого обміну повідомленнями та швидкої передачі файлів. Облікові записи всіх учасників проекту доцільно включити в загальну віртуальну мережу. Після цього через WLM можна буде бачити інформацію про присутність співробітників, а також отримувати сповіщення про всі зміни у віртуальній мережі і прихід нової пошти, що значно знижує загальний час реагування на події (див. Екран 19).

Так званим сферам, або блогам, на Windows Live теж є місце в плані організації спільної роботи. На них співробітники можуть публікувати щоденні звіти про виконану роботу і піднімати питання, які потребують приватного обговорення. Залежно від наданих на блоги дозволів ця інформація автоматично оновлюється і буде видно в вікні WLM у кожного або тільки у певних учасників проекту.

Висновки і перспективи

Підводячи підсумок, можна сказати, що служби Microsoft Office Live Small Business є цілком адекватним і практично безкоштовним інструментом для організації колективної роботи в Internet. Всі служби Live прекрасно доповнюють один одного, незважаючи на різну цільову аудиторію. Їх можливості багато в чому перевершують аналогічні рішення конкурентів.

Ці служби не стоять на місці, вони безперервно розвиваються - Microsoft продовжує роботу, спрямовану на тісну інтеграцію всіх компонентів сімейства Microsoft Office. Наступним кроком у цьому напрямку стане пакет додатків Office Web, які представляють собою «полегшені» версії Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint і OneNote і призначені для використання в стандартних браузерах Internet Explorer, Firefox і Safari. Microsoft позиціонує Office Web як ще одне розширення можливостей Microsoft Office, в рамках реалізації стратегії Software + Services. Це рішення може застосовуватися в тих випадках, коли у користувачів немає доступу до настільних додатків офісного пакету, але вони повинні продовжувати спільну роботу над документами ( http://www.microsoft.com/Presspass/Features/2008/oct08/10-28PDCOffice.mspx ).

На жаль, за рамками статті залишився детальний огляд можливостей бізнес-додатків, наданих в Microsoft Office Live Small Business. Їх потенціал цілком порівнянний з можливостями повноцінних служб Windows Sharepoint Services, а деякі готові рішення, такі як візуалізація робочих процесів (Workflow) через діаграми Visio, тайм-менеджмент і управління ресурсами в Time Manager, а також реалізація простенького, але ефективного CRM в Contact Manager , прямо викликають захоплення. Я сподіваюся, що еволюція цих інструментів, як і інших складових служби Office Live - піде по шляху розширення безкоштовних можливостей і зробить їх застосування масовим.

Валерій Волобуєв ( [email protected] ) - тренер-консультант з інформаційних технологій, УЦ «Мережеві Технології», компанія TechExpert, г. Киев

Які ж можливості надає Microsoft Office Live?
Категории
  • Биология
  • Математика
  • Краеведению
  • Лечебная
  • Наука
  • Физике
  • Природоведение
  • Информатика
  • Новости

  • Новости
    Подготовка к ЕГЭ по математике
    Статьи Опубликовано: 05.10.2017 Подготовка к ЕГЭ по МАТЕМАТИКЕ. 1 часть. Эффективный курс подготовки. Вы находитесь на сайте www.ege-ok.ru - Подготовка к ЕГЭ по математике. Меня зовут Инна Владимировна

    Куда поступить с обществознанием, русским и математикой
    Статьи Опубликовано: 06.10.2017 Сдача ЕГЭ. Куда поступать? Обществознание считается одним из самых популярных предметов, которые выпускники сдают на ЕГЭ. Ввиду высокого рейтинга дисциплины Рособрнадзор

    Сайт Майер Елены - ЕГЭ по математике
    Планируется проведение двух отдельных экзаменов – базового и профильного. Кому сдавать базовый ЕГЭ по математике? Базовый ЕГЭ организуется для выпускников, изучающих математику для общего развития

    ГДЗ решебник по математике 4 класс
    Извините, тут пока ничего нет ((( Решебник по математике 4 класс (Истомина Н.Б.) – не просто возможность быстро выполнить домашнее задание для учащегося, но и способ разобраться в труднорешаемых задачах.

    ГДЗ по математике 1 класс Самсонова самостоятельные работы
    Решебник по математике за 1 класс автора Самсоновой Л.Ю. 2012 года издания. Данное пособие предлагает готовые решения на разнообразные упражнения, направленные на активизацию всего учебного процесса. Здесь

    Для этой работы нужна математика
    Слотов: 956 Рулеток: 7 Лицензия: Pragmatic Play, Microgaming, ELK, Yggdrasil, Habanero, Amatic, Isoftbet, Netent, Rival, Igrosoft, Quickspin. Игры: Автоматы, Покер, Рулетки. Всего 963 Отдача: 98% Бонус

    Веселые задачи по математике 2 класс
    Во время занятий для того, чтобы немного переключить внимание школьников, но при этом не уйти от предмета, можно давать шутливые задачи на сообразительность. Буду пополнять коллекцию таких задач. Дополнительная

    Функция экспонента в Excel
    Одной из самых известных показательных функций в математике является экспонента. Она представляет собой число Эйлера, возведенное в указанную степень. В Экселе существует отдельный оператор, позволяющий

    ЕГЭ по математике 2018
    ЕГЭ по математике, наравне с русским языком , – обязательный экзамен для сдачи выпускниками 11-х классов. По статистике он самый сложный. Мы предлагаем ознакомиться с общей информацией об экзамене и

    Секреты эффективной и быстрой подготовки ко второй части ОГЭ по математике.
    Уважаемые девятиклассники, настоящие или будущие! Часто от вас приходится слышать следующие вопросы. Легко ли подготовиться к заданиям второй части ОГЭ по математике? Сколько для этого понадобится


    Наши клиенты
    Клиенты

    Быстрая связь

    Тел.: (044) 587-84-78
    E-mail: [email protected]

    Имя:
    E-mail:
    Телефон:
    Вопрос\Комментарий: